Upphandlingar är ett av de viktigaste ansvarsområden en styrelse har. Upphandlingar påverkar föreningens ekonomi både på kort och lång sikt.
Rätt utförd kan en upphandling spara pengar och ge ett hållbart resultat. Fel utförd kan det bli mycket kostsamt för föreningen. I värsta fall kan föreningen tvingas anlita jurister i segdragna tvister – eller att leverantören plötsligt går i konkurs, och lämnar föreningen med halvfärdiga arbeten. Men lyckligtvis finns det några relativt enkla saker att tänka på när vi upphandlar, så det inte blir fel.
Genom noggrant förarbete, tydliga förfrågningsunderlag, jämförbara offerter och tydliga avtal har styrelsen borgat för att upphandlingen leder till den bästa leverantören, till det bästa priset. Om styrelsen inte har kunskapen är det en billig försäkran att ta hjälp av någon som kan. Föreningens förvaltare kan oftast hjälpa till eller rekommendera någon. De stora projekten i en bostadsrättsförening kräver tillräckligt med tid och engagemang av styrelsen utan att behöva tampas med leverantörsproblem.
MINDRE UPPDRAGEN. I en bostadsrättsförening finns många mindre uppdrag som måste utföras. Till exempel reparationer av tvättstugeutrustning. För mindre reparationer är det klokt att anlita en leverantör i närheten av din förening. Dels sparar ni fördyrande reskostnader, dels kan leverantören lättare rycka ut på kort varsel.
Första gången ni använder en ny leverantör bör styrelsen be om en offert och kontrollera att leverantören har den behörighet som krävs för arbetet. Det ger en tydlig signal till leverantören att styrelsen har kontroll på föreningens kostnader, och obehagliga överraskningar kan undvikas. När ni hittat en leverantör som gör ett bra arbete och fakturerar rimligt – skriv upp leverantören på föreningens leverantörslista. Då vet styrelsen vart ni ska vända er nästa gång. Allt eftersom styrelsen får förtroende för leverantören så kan ni hoppa över offertsteget och låta leverantören arbeta på löpande räkning.
REGELBUNDNA SERVICEUPPDRAG. Snöröjning, markskötsel och trappstädning är några exempel på serviceuppdrag som utförs regelbundet i en bostadsrättsförening. Utgifterna för regelbundna serviceuppdrag är en stor del av föreningens driftskostnader, så mycket är vunnet på att genomföra en noggrann upphandling. Avtalet ska tydligt beskriva vad styrelsen förväntar sig att leverantören ska leverera. Denna typ av serviceuppdrag brukar vara något som engagerar medlemmarna, speciellt om de inte sköts tillfredsställande. Det förenklar styrelsens arbete att ha ett tydligt avtal att falla tillbaka på i dialogen med leverantören.
DE STÖRRE PROJEKTEN. Större projekt såsom stambyte, fasadrenoveringar, trapphusrenoveringar med mera innebär ofta att flera leverantörer är inblandade. Vid en fasadrenovering behövs till exempel ofta en leverantör som bygger ställningen runt huset, en murare som lagar skadorna och kanske en målare. Då är det viktigt att teckna avtal med en leverantör som åtar sig en totalentreprenad av hela arbetet. Leverantören som har totalentreprenaden tar då ansvaret för de övriga leverantörernas arbete. De har även ansvar för att arbetsmiljölagar följs och att samtliga leverantörer har den behörighet som krävs för deras del av arbetet. Totalentreprenören ansvarar också för arbetet under den garantitid efter slutfört projekt som alltid ska finnas inskrivet i avtalet. Det innebär också en stor fördel för styrelsen att bara har en motpart att föra dialog och planera arbetet med.
FÖRBEREDELSER. Det är en gammal sanning att en upphandling bara blir så bra som förberedelserna varit. Den tid som läggs ner på det kommer att förenkla resten av upphandlingsarbetet. Påbörja planering och förberedelser i god tid innan arbetet är tänkt att starta. Det är klokt att först göra en grov uppskattning av vad projektet eller serviceuppdraget innebär i kostnad och tid. I detta kan ofta föreningens förvaltare hjälpa till, som har erfarenhet av liknande arbeten i andra föreningar. I en bostadsrättsförening är det ju inte bara styrelsen som är kund, föreningens medlemmar påverkas också. Därför är mycket vunnet om styrelsen tänker igenom hur medlemmarna kan komma att påverkas under tiden arbetet utförs. Vid fasadrenoveringar som innebär ställningar runt husen begränsas till exempel medlemmarnas möjlighet att använda sina balkonger eller att vädra. Tydlig information, i god tid på föreningens hemsida, via medlemsblad och anslag i portar och brevlådor är därför viktigt. Krav på leverantören att planera arbetet på ett sådant sätt att styrelsen ges en möjlighet att informera medlemmarna bör ställas redan i upphandlingen.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Vi brukar säga att det är svårt att jämföra äpplen och päron. En lyckad upphandling utgår alltid från ett tydligt förfrågningsunderlag. Upphandlar man till exempel trapphusstädning bör det redan i förfrågningsunderlaget beskrivas detaljerat vad styrelsen förväntar sig. Lägg tid på att bestämma hur många gånger respektive utrymme ska städas och hur. Till exempel: Golven i trapphusen skall sopas och våttorkas en gång per vecka, handräcken torkas av och så vidare. Ju mer detaljer i förfrågningsunderlaget, desto mer korrekt offert kan leverantören lämna. Även här kan din förvaltare troligen bidra med erfarenhet om vilka detaljer styrelsen bör tänka på.
TA IN OFFERTER. Internet är det enklaste sättet att hitta möjliga leverantörer att skicka förfrågningsunderlaget till. Kan er förvaltare eller kanske grannföreningen rekommendera någon är det förstås ännu bättre. Ett gott råd är att inte skicka ut förfrågningsunderlaget till alltför många leverantörer. En bra tumregel är att om kostnaden förväntas vara upp till ett basbelopp (47 300 kr för 2020) räcker det med två offerter. Upp till två basbelopp är det bra att ta in tre offerter och överstiger den förväntade kostnaden två basbelopp är 3-5 offerter lagom. I följebrevet till förfrågningsunderlaget skriver man vilket datum offerten ska vara inskickad. Be också om referenser från liknande arbeten och gärna arbeten hos bostadsrättsföreningar. De flesta leverantörer vill besöka föreningen på plats innan de skickar offert. Glöm inte att vika tid för detta. Då får styrelsen även ett första intryck av leverantören som är viktigt.
UTVÄRDERA OFFERTER OCH LEVERANTÖRER. När offerterna kommit in är det dags att utvärdera offerter och leverantörer. Kontrollera noga att offerten innehåller svar på samtliga frågor som styrelsen ställt så att offerterna är jämförbara. Skriv en frågelista per offert på det som styrelsen vill veta mer om eller få förklarat ytterligare. Nästa steg är att kontrollera leverantörernas finansiella situation genom att till exempel titta på deras årsredovisning. Ta gärna hjälp med detta om ni inte har kompetensen inom styrelsen. Om leverantören går i konkurs eller kommer på obestånd mitt i ett större projekt kan det få tråkiga och dyra konsekvenser.
VAL AV LEVERANTÖR/ENTREPRENÖR. Valet av leverantör beror förstås på priset. Men att alltid välja den billigaste leverantören kan bli dyrt på sikt. Leverantören kan ha gett ett lågt pris för att få uppdraget, men sedan tillkommer kostnader under arbetets gång så att priset till slut blir dyrare. Gör gärna en sammanställning av leverantörerna där pris är en del, men som också innehåller mjuka värden som till exempel om de tidigare utfört arbete hos bostadsrättföreningar och utlovad garantitid på arbetet. Kontakta sedan de referenser ni fått av leverantören och ställ gärna då specifika frågor: Höll leverantören tidplanen? Blev det några oväntade extrakostnader? Vilka, om några, anmärkningar kom upp i slutbesiktningen? Hur hanterade leverantören dessa? Ta till sist en diskussion i styrelsen och jämför era intryck och de fakta ni samlat in.
AVTAL. Avtalet är det som beskriver vad som ska levereras, under vilken tid och till vilken kostnad. Avtalet beskriver också hur man ska hantera eventuella avvikelser som dyker upp och som leverantören vill ha extra betalt för. Ett mycket gott stöd finns i regelverket ABT 06. Det är förståndigt att alla avtal av den här typen följer regelverket ABT 06. Det finns även avtalsmallar som med fördel kan användas. Ta gärna hjälp att skriva avtalet av någon sakkunnig. När avtalet är heltäckande skrivet kan styrelsen och föreningen känna sig trygg i att man minimerat riskerna för att hamna i tvist med leverantören.
