Nu börjar det bli dags att se över sina rutiner för fakturering till kommuner, landsting och regioner. I början av 2019 blir det med stor sannolikhet lagkrav på att man bara kan fakturera den offentliga sektorn med e-faktura. Och det i sin tur betyder att hela samhället går mot en allt större digitalisering.
Det var Ekonomistyrningsverket (ESV) som fick i uppdrag att utreda en fullständig övergång till e-faktura i offentlig sektor. När de överlämnade sin rapport till regeringen var det med uppfattningen att ett lagkrav både är bra och nödvändigt för att utnyttja den potential som ligger i ökad elektronisk fakturering. EU har som målsättning att majoriteten av all fakturering i Europa ska ske med e-faktura år 2020. Enligt ESV hanteras drygt hälften av de svenska myndigheternas fakturor elektroniskt idag.
Anna Elverheim är bolagschef på Hogia och expert inom elektronisk fakturahantering. Hon tycker att det finns stora vinster för småbolagen med en övergång till e-fakturering.
– Vid e-fakturering undviker man den mänskliga faktorn och att fakturan matas in felaktigt hos mottagaren, för att sedan fastna ute i ett attestflöde och bli försenad till betalning. En e-faktura betalas ofta tidigare än en pappersfaktura eftersom den också når mottagaren snabbare. Det har med andra ord en positiv effekt på likviditeten.
När faktureringen sker elektroniskt innebär det också effektivare administration och lägre kostnader. Men det finns också positiva miljöeffekter då antalet transporter minskar.
– Med e-fakturering finns möjligheter att effektivisera hela sin fakturahantering och spara både tid och kostnader på administrationen. Det finns också en miljöaspekt av digitaliseringen. Svenska företag vill idag vara en del av ett hållbart samhälle, till exempel genom att minska på pappershantering och transporter, säger Anna Elverheim.
Omställningen kan ta tid
Att om ett år vara helt framme med sin nya fakturahantering kan tyckas som gott om tid. Men omställningen kan ta längre tid än man tror. Att ha systemstöd för e-faktura kommer
att vara en nödvändighet och en pdf-faktura/e-postfaktura kommer inte att vara ett godkänt format enligt den nya lagen.
– Stäm av med din leverantör av fakturerings-, ekonomi- eller affärssystem att de stödjer den e-fakturastandard som kommer att gälla. Och för de som svarar på anbud kommer
det att finnas upphandlingskrav på e-faktura, säger Anna Elverheim.
