Då var det dags igen. I alla fall för dig som bor i en bostadsrättsförening som har kalenderår som räkenskapsår.
ÅRSREDOVISNINGEN
Årsredovisningen i original ska vara undertecknad av samtliga ordinarie styrelseledamöter. Samtliga styrelse och stämmoprotokoll måste vara revisorn tillhanda senast åtta veckor före föreningsstämman. Om styrelsen signerar sidorna i årsredovisningen måste ni tänka på att dessa personer måste nnas tillgängliga i fall det krävs ändringar i årsredovisningen. Innan den påskrivna årsredovisningen skickas för underskrift av revisorn är det bra om den föreningsvalda revisorn (då sådan nns) har avslutat sin granskning och undertecknat årsredovisningen. Under förutsättning att denne inte har något att invända.
K2 ELLER K3-REGELVERKET
Från och med räkenskapsåret 2014 gäller ny normgivning vid upprättande av årsredovisning, de s.k. K-regelverken. Olika regler finns för olika kategorier
av företag. En bostadsrättsförening kan välja mellan två regelverk vilka benämns K2 respektive K3. Oberoende valet av regelverk kommer inte progressiva avskrivningar på byggnader att tillåtas.
Huvudregelverket K3, som är principbaserat, påminner i många avseenden om den tidigare normgivningen. I K3 delas dock byggnaden upp i komponenter som skrivs av enligt särskilda planer på olika nyttjandeperioder. Åtgärder på byggnaden redovisas i större utsträckning som investeringar, d.v.s. i balansräkningen, och påverkar inte resultatet.
Det förenklade regelverket K2 är regelbaserat och medför begränsande valmöjligheter. Byggnaden betraktas vanligtvis som en enhet och avskrivning av denna enhet sker linjärt under nyttjandeperioden. Utrymmet för att aktivera tillkommande utgifter på byggnaden är litet, vilket medför att åtgärder på byggnaden i större utsträckning än tidigare kommer att belasta resultatet.
Valet av regelverk bör ske i samråd med föreningens förvaltare med hänsyn tagen till föreningens förutsättningar. Oavsett valet av regelverk kommer yngre föreningar vanligtvis att redovisa högre avskrivningar än tidigare, d.v.s. sämre resultat. För föreningar med äldre fastigheter, där större åtgärder på byggnaden sker eller planeras, är K3 huvudalternativet, eftersom utgifterna för dessa åtgärder kan redovisas som tillgång. Yngre föreningar eller andra föreningar utan större underhålls- och investeringsåtgärder i närtid, kan överväga K2 under en övergångsperiod.
En likviditetsanalys i årsredovisningen jämställer dock de bägge regelverken och yttar fokus från, det av avskrivningar påverkade, resultatet.
En förening kan byta regelverk, mellan K2 och K3 eller vice versa, en gång utan det resulterar i några redovisningsmässiga e ekter. Vid ytterligare ett byte tillbaka till K2 från K3 kan dock konsekvenserna bli betydande, då det bl.a. innebär att föreningen dessutom måste kostnadsföra de ej standardhöjande aktiveringar (t.ex. stamrenovering) som utfördes innan regelverket togs i bruk 2014.
FÖRVALTNINGSBERÄTTELSEN
Förvaltningsberättelsen skall upplysa om väsentliga händelser som inträ at under året samt händelser efter räkenskapsårets utgång av allmänt intresse för läsarna lämnas i not. Upplysning skall också lämnas om föreningens organisationsnummer samt lämpligen fastighetsbeteckningar för föreningens fastigheter, bostadsrätts- och hyresrättsförteckning,, styrelsens sammansättning samt övriga funktionärer i föreningen skall framgå, liksom förändringar i styrelsen under räkenskapsåret. En översikt över utvecklingen av föreningens verksamhet, ställning och resultat ska lämnas, vanligtvis presenterad i form av lämpliga nyckeltal för de senaste fem åren.
I en bostadsrättsförening är fastig- hetens tekniska status central, varför förvaltningsberättelsen bör innehålla information om såväl utförda som planerade åtgärder av större karaktär. Likaså bör nuvarande och kommande avgiftsutvecklingen kommenteras. Förvaltningsberättelsen skall även innehålla styrelsens förslag till disposition av årets resultat.
UNDERHÅLLSPLANEN
Om föreningens stadgar kräver en un- derhållsplan för att trygga det långsiktiga underhållet av föreningens fastigheter önskar revisorn ta del av denna. Även om detta inte nämns i stadgarna så är min mening att upprättandet av en plan är ett skall-krav för föreningen, då underhållsplanen är föreningens enskilt viktigaste redskap för styrningen av verksamheten. Underhållsplanen ska vara aktuell och årligen följas upp av styrelsen. För att fungera som relevant verktyg för att sätta rätt avgiftsnivå bör underhållsplanen regelbundet ses över av en fackman. I styrelsens förslag till resultatdisposition skall avsättningen till yttre underhållsfond följa underhållsplanen.
ANLÄGGNINGSREGISTER/INVEN- TARIEFÖRTECKNING Bostadsrättsföreningar är enligt lag tvungna att föra register över sina tillgångar. Det är även lämpligt att föra ett register över kostnadsförda inventarier, vilket bland annat kan vara viktigt ur försäkringssynpunkt. Styrelsen skall också tillse att aktuellt inventarieregister finns tillgängligt för revisionen.
REVISIONSARBETET
Revisionen går ut på att revisorn i efterhand gör en oberoende granskning av den ekonomiska redovisningen i bostadsrättsföreningen samt av styrelsens förvaltning och interna kontroll.
Granskningen omfattar dessut-
om bokslutet och årsredovisningen. Granskningen utförs från och med 2011 med beaktande av International Standards on Auditing (ISA). Detta innebär att revisionen inriktas mot väsentliga och riskfyllda områden samt medför ett ökat krav på ett närmare samarbete med styrelsen. ISA kräver även ett så kallat ”Uttalande från styrelsen” som skall undertecknas av styrelsen och inlämnas till revisorn. I uttalandet intygar styrelsen för revisorn att lagar och normgivning efterlevs.
En stor del av revisionsarbetet utförs i samband med granskningen av bok- slutet och årsredovisningen. Detta inkluderar bland annat granskning av föreningens räkenskaper. I denna granskning ingår kontroll av verikationer med avseende på tillhörighet, attest, kostnadens samband med verksamheten, avstämning av samtliga poster i balansräkningen samt analys och granskning av resultatet. Dessutom håller sig revisorn informerad om vad som händer i föreningen, huvudsakligen genom att läsa styrelsens protokoll och genom kontakter med styrelsen, förvaltare och ev. boende föreningsrevisor.*
Revisorn kontrollerar att årsredovisningen är upprättad i enlighet med gällande lagstiftning och föreningens stadgar. Granskning sker även av väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för bedömning av om någon styrelseledamot är ersättningsskyldig mot föreningen eller på annat sätt har handlat i strid med lag eller stadgar. Om granskningen ger anledning till anmärkning rapporteras detta till styrelse/medlemmar. Detta sker via PM och/eller notering i revisionsberättelsen. Mindre väsentliga felaktigheter rapporteras i regel muntligt till styrelsen.
STYRELSENS INTERNA KONTROLL
Revisorns erfarenhet visar att det brukar förekomma svagheter i den interna kontrollen. Det är viktigt att det inom styrelsen nns en fastställd ansvarsfördelning och att befogenheter sprids på olika styrelseledamöter. I protokollet från styrelsens konstituerande möte skall styrelsens ansvarsfördelning framgå. Beslut om vilka personer som utses till rmatecknare samt vilka som får rätt att attestera föreningens fakturor samt ev. beloppsramar för detta ska framgå.
PROTOKOLL
Vid revisionen behöver revisorn få ta del av originalprotokollen eller kopior av dessa. Om protokollen skickas via mail skall de vara inskannade från originaldokumenten. Även protokoll från möten som ägt rum efter räkenskapsåret ska bifogas till revisionen. När det hänvisas till bilagor eller bilagor används för beslut skall dessa bifogas protokollunderlaget.
ENGAGEMANGSBESKED FRÅN BANKER OCH KREDITINSTITUT ISA medför även att revisorn måste ha ett aktuellt engagemangsbesked direkt tillställt sig från de banker och kreditgivare där föreningen har engagemang. I beskedet ska det framgå vilka tillgångar, skulder, panter samt ansvarsförbindelser som fanns vid bokslutsdagen. Motsvarande gäller även ev. SWAP-avtal som föreningen har ingått.
