Vare sig styrelsen sköter ekonomin själv eller väljer att ta hjälp av en förvaltare gäller det att vara aktiv och informerad. Det finns många fällor att trilla i och mycket pengar att spara på att göra de rätta valen.
Att bo i en bostadsrättsförening innebär att medlemmarna delar det ekonomiska ansvaret för den gemensamma fastigheten. För att kunna upprätthålla föreningen och bostadsrätterna krävs det att ekonomin sköts på ett bra sätt.
Det betyder inte att föreningen ska gå med vinst, men att årsav-gifterna ska sättas så att de täcker föreningens utgifter. Det viktigaste i bostadsrättsföreningen är alltså, precis som i ett vanligt familjehushåll, att man håller en god balans mellan intäkter och kostnader. Det är medlemmarna som drabbas av höjda avgifter om föreningens kostnader ökar eller om intäkterna minskar. Därför är föreningens ekonomi en viktig angelägenhet för alla medlemmar.
Att sköta ekonomin är styrelsens ansvar. Till sin hjälp kan föreningen ha en ekonomisk förvaltare vilket kan rekommenderas om styrelsemedlemmarna inte har tid eller saknar kunskap och erfarenhet.
– Finns det baskunskaper inom redovisning samt tid och engagemang från styrelseledamöterna kan man klara det själv, säger Britt-Marie Boije, ekonomisk förvaltare på Storholmen Förvaltning. Men om föreningen är stor och ekonomin komplicerad med flera projekt är det bäst att ta hjälp.
BILLIGAST INTE ALLTID BÄST
Om man väljer att ta in en ekonomisk förvaltare bör man vara noggrann vid urvalet.
– Det är inte alltid det billigaste alternativet som är bäst, säger Britt-Marie Boije. Undersök vad som ingår i avtalet och välj någon som har bred kunskap inom området. Ta gärna referenser från tidigare uppdrag.
Det är dock alltid styrelsen som är ansvarig inför medlemmarna och även inför revisorer och myndigheter. Det viktigaste verktyget som styrelsen har för att sköta föreningens ekonomi är en bra resultatbudget. De kostnader och intäkter som är kända ligger till grund för hur hög avgiften för de boende blir. Enklast är att utgå från föregående års siffror och justera dem med eventuella förändringar i till exempel hyresintäkter eller löpande kostnader.
Budgeten ska göras innan det föregående verksamhetsåret är slut, för att fylla sin funktion. Som ett komplement bör man även göra en likviditetsbudget som utgår från inbetalningar och utbetalningar.
Detta är inte alltid lika med intäkter och kostnader. Här måste man beakta även sådant som inte återfinns i resultaträkningen, till exempel upplåtelseavgifter för nyblivna bostadsrätter = inbetalning eller amorteringar av lån = utbetalning
EKONOMISK PLAN
Föreningens ekonomiska plan ska enligt bostadsrättslagen innehålla en ekonomisk sammanställning och en prognos för kostnaderna under olika perioder framåt i tiden. Där ska också framgå hur stor köpeskillingen för fastigheten är och hur fastighetsköpet är finansierat. En beskrivning av fastigheten och en teknisk beskrivning av byggnaden (eller byggnaderna) ska också ingå. Den ekonomiska planen ska granskas av en expert som är utvald av Boverket och planen ska vara registrerad hos Bolagsverket.
Varje räkenskapsår ska avslutas med en förvaltningsberättelse som innehåller en årsredovisning med resultat- och balansräkning som visar hur föreningen mår.
Resultaträkningen visar intäkter och kostnader under ett räkenskapsår medan balansräkningen visar föreningens finansiella ställning en specifik dag, förslagsvis verksamhetsårets sista dag.
I resultaträkningen kan man direkt avläsa om verksamheten har gått med överskott eller underskott. De största driftskostnaderna i ett flerbostadshus är uppvärmning, el, vatten/avlopp, sotning, fastighetsskötsel, snöröjning, renhållning, sophämtning, fastighetsförsäkring, konsulttjänster, löpande underhåll och administration. Större renoveringsinsatser som till exempel stambyte eller fönsterrenoveringar behöver inte kostnadsföras i sin helhet, utan kan skrivas av under en längre period. Finansiella kostnader är skuldräntor.
BALANSRÄKNING
Balansräkningen visar föreningens tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt, till exempel verksamhetsårets sista dag. Tillgångarna uppgår till summan av skulderna och det egna kapitalet. Man kan säga att skulder och eget kapital visar hur föreningen har finansierat sina tillgångar.
Omsättningstillgångar är de pengar som finns på bank- och plusgiro samt i kontantkassan. Det kallas också för likviditeten. Anläggningstillgångar är, som namnet antyder, bundna tillgångar som är svårare att realisera. Den största är givetvis fastigheten. Det värde som vanligtvis tas upp i balansräkningen brukar vara ett bokfört värde som följer med sedan fastigheten köptes, alltså inte det verkliga marknadsvärdet.
Kortfristiga skulder är till exempel årsavgifter och hyror som är inbetalda men hör till nästkommande år. Detsamma gäller obetalda fakturor som finns i leverantörsreskontran. Kostnader där man ej ännu fått faktura men som hör till räkenskapsåret. Långfristiga skulder är helt enkelt de lån som föreningen har. Dessa ger kostnader i form av skuldräntor. Här finns en stor möjlighet för styrelsen att agera.
– Det är viktigt att se över sina lån i takt med ränteutvecklingen och det allmänna ekonomiska läget, säger Britt-Marie Boije. Förhandla med banken om räntor och amorteringstakt. Där finns det nästan alltid pengar att spara!
UNDERHÅLLSPLAN
Alla byggnader kräver underhåll, en del mer och andra mindre. En bostadsrättsförening bör ha en underhållsplan. Där beskrivs fastig-hetens alla byggnadsdelar och komponenter och löpande underhålls-åtgärder planeras och kostnadsberäknas. Underhållsplanen ska utgöra grund för budgeten så det är viktigt att den blir genomarbetad och förankrad. Om man känner sig det minsta osäker är det bra att be om hjälp med att upprätta den.
Kostnader som gäller reparation och underhåll bokförs i resultaträkningen medan kostnader för ny-, om- eller tillbyggnad bokförs i balansräkningen men skrivs årligen av med ett visst belopp i resultaträkningen. Den årliga avskrivningen varierar med åtgärden, men brukar sättas till mellan 1,5 och 3 % av anskaffningsvärdet, vilket motsvarar en avskrivningstid mellan 33 och 67 år.
Varje bostadsrättsförening är unik och ska i varje situation bedömas utifrån sina egna förutsättningar; planerat framtida underhåll, investeringsbehov, avgiftsnivåer, geografisk hemvist och mycket annat. Att ha hög ekonomisk medvetenhet och en aktiv styrelse är grunden till en god ekonomi. I princip är det som i ett vanligt hushåll, det gäller att hålla en god balans mellan utgifter och intäkter. Oavsett om man sköter ekonomin själv eller tar hjälp av en förvaltare.
