En bostadsrättsförening ska hålla en ordinarie föreningsstämma en gång per år, senast sex månader efter räkenskapsårets slut. Extra föreningsstämma ska hållas när det påkallas av styrelsen, revisorn eller minst en tiondel av samtliga röstberättigade.
För att revisorn eller minoriteten om minst en tiondel av samtliga röstberättigade ska kunna påkalla en extra stämma krävs att begäran görs skriftligen samt innehåller skäl till påkallandet. Stämman är föreningens högsta beslutande organ. Det är således av yttersta vikt att stämman sköts på rätt sätt för att säkerställa att medlemmarnas intressen tillvaratas. Styrelsen ansvarar för det löpande arbetet samt mindre ingripande beslut, men det är stämman som fattar de större besluten.
Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman, eller senast två veckor om stadgarna innehåller en sådan bestämmelse. En kallelse till extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman, men senast fyra veckor innan om stämman ska behandla fråga om ändring av stadgarna, likvidation, fusion eller förenklad avveckling. Kallelse kan dock utgå senast två veckor före stämman även när dessa frågor behandlas, om så har bestämts i stadgarna. Kallelse sker vanligen genom utdelning, postbefordran eller anslag på föreningens anslagstavla. Kallelse kan även ske genom elektronisk kommunikation, till exempel e-post, om det är specificerat vilken typ som avses och medlemmen har gett sitt medgivande till användandet. Vid vissa fall, som är reglerade i bostadsrättslagen, krävs dock att kallelsen skickas med post. Slutligen ska det i kallelsen tydligt framgå vilka ärenden som ska förekomma på stämman samt tid och plats.
I BÖRJAN PÅ stämman ska en stämmoordförande utses. Denne kan vara en extern person eller en medlem i föreningen. Stämmoordföranden ansvarar för att stämman genomförs på ett korrekt sätt, varför det är viktigt att personen ifråga har den kompetens och kunnighet som erfordras för uppdraget. Stämmoordförandens främsta åligganden är att se till att alla närvarande medlemmar har lika stort in ytande oavsett ståndpunkt, ansvara för att mötesdemokratin respekteras, förhindra störande inslag under stämman samt se till att medlemmarna får tillfredsställande svar på frågor och att stadgarna följs. Stämmoordföranden bör komma med upplysningar och klarlägganden när så krävs, men hålla sig från att ta ställning, och enbart yttra sig i sak när behov finns och efter stämmans godkännande. Vidare bör stämmoordföranden förvissa sig om att samtliga närvarande medlemmar skrivit på närvarolistan, samt ordna med röstkort och valsedlar om det ska användas. Under stämmans gång ansvarar stämmoordföranden för att fördela ordet, presentera den punkt på dagordningen som ska avhandlas och klubba igenom beslut.
NÄR EN PUNKT ska förhandlas ska den först föredras av stämmoordföranden eller av annan som är lämplig för uppdraget. Därefter ska medlemmarna få möjlighet att diskutera punkten. När diskussionen är avslutad ska stämmoordföranden föra punkten till beslut. Förslaget eller förslagen klargörs och sedan sker en omröstning. Det finns era röstningsförfaranden – eller beslutsformer – som kan bli aktuella under en stämma. Den vanligaste beslutsformen är acklamation, vilket innebär omröstning med ja-rop. Om det inte tydligt framgår vad resultatet blev under en omröstning med acklamation kan det istället bli aktuellt med votering. Votering ska ske om det påkallas av stämmoordförande eller annan medlem innan beslutet klubbats igenom och sker vanligtvis genom handuppräckning. Sluten votering innebär att beslutet fattas genom att medlemmarna skriver sitt val på röstsedlar. Det är i första hand föreningens stadgar som reglerar om och när sluten votering kan användas på stämman.
BEROENDE PÅ vilket beslut stämman fattar krävs olika typer av majoritet. I princip alla beslut i sakfrågor och formella frågor fattas med enkel majoritet, vilket innebär att ett förslag måste stödjas av mer än hälften av de avgivna rösterna. Kvalificerad majoritet innebär att förslaget måste stödjas av en majoritet som är större än hälften av de närvarande röstberättigade och föreligger vid beslut av stor principiell eller praktisk betydelse, till exempel stadgeändringar. Relativ ma- joritet innebär att det förslag som får flest röster väljs och tillämpas normalt endast i samband med personval.
Det är viktigt att stämman avlöper på ett optimalt sätt, för att säkerställa att föreningens beslut och fortlöpande arbeten återspeglar medlemmarnas vilja. Genom att följa kallelsereglerna samt välja en stämmoordförande – extern
eller intern – med den kompetens och de kunskaper som krävs för att kunna leda stämman på ett optimalt sätt säkerställer föreningen att stämman blir så gynnsam som möjligt för medlemmarna. Slutligen bör föreningen försäkra sig om att vad som beslutats på stämman tydligt framgår i stämmoprotokollet. Besluten ska vara tydligt formulerade, det ska antecknas hur omröstningarna har utfallit och samtliga relevanta dokument, till exempel röstlängden, ska biläggas protokollet.
