En bostadsrättsförenings styrelse är skyldig att kalla till ordinarie föreningsstämma (årsstämma) minst en gång om året. I föreningens stadgar och lag framgår vilka frågor som ska behandlas på årsstämman. Det handlar bl.a. om beslut avseende årsredovisningen, beslut om ansvarsfrihet för styrelsen ska fattas och val av styrelse och revisor. Årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut, vanligtvis senast den sista juni men det kan även vara vid en tidigare tidpunkt enligt bestämmelse i stadgarna.
Vad rekommenderar Jurideko i denna situation?
Det vi på Jurideko Fastighetspartner råder föreningar till är framförallt att skjuta upp stämmor som skulle ha hållits i april till andra halvan av maj och juni, med förbehåll för att det kan komma att skjutas upp ytterligare till exempelvis september.
Detta är även i enlighet med flera av de stora bostadsrättsorganisationernas rekommendationer som är inriktade på att i första hand senarelägga årsstämmor till och med sista juni, som för de flesta föreningar är den senaste stadgeenliga tidpunkten årsstämman kan hållas.
Något man också ska tänka på att är att maj-juni i första hand kan vara att föredra p g a att ett nytt utbrott av covid-19 kan komma i höst.
Vidare rekommenderar vi generellt att gå ut med mycket information till de boende avseende planerna för stämman. Detta kan utöver information om överväganden och beslut avseende tid och plats för stämman handla om vad som gäller för fullmakt och vid stämman. Skicka gärna med en fullmaktsblankett för att underlätta för de boende att ta hjälp av annan medlem eller närstående som enligt stadgarna får vara ombud. Detta är naturligtvis en särskilt viktig möjlighet för de som tillhör en riskgrupp eller som har sjukdomssymptom.
Vad händer om en planerad årsstämma inte kan genomföras?
Styrelsen kan besluta att ställa in en planerad årsstämma och underrätta alla bostadsrättshavare om detta. Sedan får en ny kallelse skickas ut i enlighet med kallelsetider som gäller för årsstämma i stadgar och lag. Om styrelsen inte kallar till årsstämma inom den tid som den ska hållas enligt stadgarna (t.ex. 30 juni) kan medlem eller revisor ansöka om att Bolagsverkets istället ska kalla till en årsstämma. Sannolikt kommer det vara ovanligt att denna möjlighet utnyttjas och det är även tveksamt hur Bolagsverket kommer agera vid sådana ansökningar i rådande situation. Om kallelse sker till en senare tidpunkt än vad som anges i stadgarna ska kallelsen även skickas med post till alla medlemmar vars postadress är känd för föreningen.
Är det möjligt att genomföra en årsstämma med något alternativt förfarande?
Vi anser i första hand att alternativa förfaranden lämpar sig för mindre föreningar då det finns både praktiska och juridiska frågor som kan bli problematiska i större föreningar.
Några alternativa förfaranden stämman är:
Att hålla stämman på en plats utomhus
Ett enkelt alternativ med minskad risk för smittspridning är att hålla stämman utomhus. Typiskt kan föreningens innergård vara lämplig. Ett sådant alternativ uppfyller krav på att stämman ska hållas på den ort som anges i stadgarna. Medlemmarna måste naturligtvis underrättas på ett tillförlitligt sätt om ändrad plats för stämman. Vidare behöver man fundera på hur man ska kunna hantera frågan att utomstående inte har rätt att närvara på stämman.
Att hålla stämman digitalt genom videokonferens
Stämman ska alltid hållas på den ort som anges i stadgarna och det ska vara möjligt att delta på plats. Det går dock att låta medlemmar delta genom videokonferens. En sådan lösning medför olika praktiska utmaningar, exempelvis avseende upprättande av röstlängd och klargörande vem som röstar i en fråga. Osäkerheter som dessa kan göra att risken för att stämmobeslut klandras ökar. En särskild utmaning kan också vara att de som har störst behov av att delta genom videokonferens, t.ex. personer över 70 eller 80 år ofta kanske inte har den utrustning som behövs eller datavana i tillräcklig utsträckning. I mindre föreningar kan det dock vara ett bra alternativ att hålla en stämma helt digitalt om man kan upprätta ett stämmoprotokoll som undertecknas av samtliga medlemmar i föreningen.
Att hålla stämman genom ett skriftligt förfarande
Stämmobeslut kan som ett alternativ till beslut på plats fattas genom ett skriftligt förfarande, s.k. per capsulam. Förutsättningen för tillämpning av detta förfarande är att samtliga röstberättigade medlemmar godkänner det. Förfarandet innebär att ett protokoll upprättas som sedan undertecknas av samtliga medlemmar. Nackdelen med stämmobeslut per capsulam är att det många gånger är nödvändigt med diskussioner och flertalet yrkanden i olika frågor innan slutligt beslut kan fattas. I små föreningar kan det dock vara ett mycket bra alternativ, särskilt om inga större frågor ska behandlas på stämman. Vi anser också att det är lämpligt i kombination med en digital stämma eller liknande för att ändå ge utrymme för diskussion innan protokollet upprättas.
Måste stämman ställas in om det endast är för få deltagare?
I lagen finns det inte något krav på lägsta antal närvarande medlemmar för att beslut ska kunna fattas. Det räcker därmed med en ordförande, en protokollförare (som även kan vara ordföranden) och en eller två justeringspersoner i enlighet med stadgarna. Även beslut med särskild majoritet är oftast satte i relation till antalet röstande oavsett hur många som deltar på stämman ett fåtal beslut har majoritetskrav som är beroende av hur många som närvarar. Stämman kan själv fatta beslut om att skjuta upp en viss fråga eller fortsätta stämman vid senare tillfälle. En minoritet om en tiondel av samtliga röstberättigade kan avseende obligatoriska frågor på årsstämma också begära att beslut ska skjutas upp till en vid senare tidpunkt fortsatt stämma, som i så fall ska hållas inom 4-8 veckor.
