I specialnumret av tidningen Borätt, nr 3, som utkom den 13 juni, fokuserar vi på upphandlingar. Detta är något som kan vara allt från en baggis att genomföra till en mardröm – allt beroende på vilken produkt/tjänst det handlar om. Och när upphandlingen börjar handla om stora belopp, vilket det blir vid t ex stamrenovering eller fönsterbyte, vill det till att resultatet blir bra. Här kan förfrågningsunderlaget vara avgörande
Vägen till en lyckad upphandling går ofta via ett bra förfrågningsunderlag. Är detta tydligt, välformulerat och uttömmande, ökar chansen att resultatet ska bli bra, d v s alla involverade parter ska bli nöjda – framför allt de som betalar: föreningens medlemmar.
Och vilka är bättre skickade att ge tips om hur man får till ett bra underlag än de som levererar produkter/tjäntsre till landets bostadsrättsföreningar! Därför genomförde vi en enkätundersökning, med syfte att förmedla råd och tips till föreningarna. Sammanfattning och utvärdering finns att läsa i Borätt nr 3, och för den intresserade redovisar vi här de kompletta, ocensurerade svaren:
Generella frågor
1. Hur ofta får ni offertförfrågningar från bostadsrättsföreningar? Är det för ofta eller för sällan?
2. Hur är den generella nivån på föreningarnas förfrågningsunderlag?
3. Vad brukar föreningarna ha/inte ha koll på i sina underlag?
4. Brukar föreningarna begära referenser? Förekommer andra speciella krav som certifieringar och auktorisationer? Ge exempel.
5. När er offert resulterar i uppdrag, vad brukar avgöra till er fördel – pris, kvalitet, garantier eller vad?
6. Vilka är era bästa tips för hur föreningarna ska göra för att få in så bra (tydliga, fullständiga, jämförbara) offerter som möjligt.
Svar från Kalle Sandgren, C5 Gruppen
1. En stor kundgrupp i C5 Gruppens verksamhet är bostadsrättsföreningar varifrån vi får förfrågningar löpande och dagligen. För vår del är det varken för ofta eller för sällan där vi också ser en stadigt ökad efterfrågan på våra tjänster.
2. Generellt sett är nivån på förfrågningsunderlagen till oss bra. I kontakten med oss vet man vad man vill ha hjälp med och det räcker långt för vår del. Då vi erbjuder både konsult- och byggtjänster engageras vi ofta i ett tidigt skede för t ex upphandlingar och projektledning. Vi kan förstå att t ex plåtslagare, takläggare och fasadfirmor har större krav på tydliga och professionella förfrågningsunderlag – och det är ju bl a det vi hjälper våra kunder att ta fram.
3. Det man möjligen kan missa, sannolikt också beroende på att de flesta i föreningarnas styrelser är lekmän i bygg- och fastighetsfrågor, är helhetssynen och kunskaper om orsak och verkan och hur olika delar i en fastighet samverkar. Ibland leder det till dålig beredskap och en övertro på enkla lösningar. Frågor som bygg- och fastighetsjuridik, bygglagstiftning, hur man upprättar förfrågningsunderlag, väljer entreprenadformer, m.m. är fortfarande vårt ansvar som konsulter.
4. Många begär referenser men inte alla. Vi lämnar också referenser i våra anbud utan att kunden har begärt det. Däremot förekommer det nästan aldrig att man frågar efter certifieringar eller auktorisationer – säkerligen beroende på att man inte vet vilka certifieringar som finns och vad de står för i praktiken.
5. Priset är alltid en viktig faktor tillsammans med det personliga bemötande man får – tillgänglighet, hur vi svarar på frågor, hur vi presenterar offerter, redovisar pågående, avslutade uppdrag och kostnader. Kvalitetsaspekterna visar sig förr eller senare men är sällan föremål för beställarens krav – också det beroende på bristande kunskaper och den position man befinner sig i som lekman.
6. Vårt bästa tips är att anlita fackmän för att upprätta förfrågningsunderlag, värdera anbud, utse entreprenör och skriva entreprenadkontrakt. Att göra detta i egen regi, om man inte är fackman, kan och blir nästan alltid en mycket dyrköpt erfarenhet.
Svar från Fredrik Ivarsson, Windoor
1. Fönster – Metoden att behålla karm, klä in den med aluminium (underhållsfritt) och att därefter sätta in ett helt nytt bågpaket med glas, beslag och handtag är fortfarande inte känt hos många bostadsrättsföreningar. Detta är synd då föreningen i många fall kan spara upp till 50 % vs ett traditionellt fönsterbyte, där även karmen byts ut.
Balkonginglasningar – Kan också bli mer. I ett inglasningsprojekt, ofta förenat med underhåll av balkongplattor eller t o m utbyggnad av balkongyta, brukar just inglasningarna vara det som diskuteras mest i föreningen. Inte så konstigt med tanke på att det på marknaden finns ett väldigt stort utbud av system och det är många i en förening som behöver tycka till om funktion och utseende, men även kvalitet. Många av balkonginglasningstillverkarna kan i egen regi eller tillsammans med partners sköta hela projektet från ax till limpa. I vissa fall får vi förfrågningar som inte är så detaljerade. Dessa går också att besvara, men det är tveklöst så att ju bättre förfrågningsunderlag, desto snabbare och mer detaljerat anbud från oss (leverantören). Se nedan angående hur bäst göra för att få fram bra förfrågningsunderlag.
2. Vi ser stor skillnad på om en konsult varit inblandad, eller om föreningen har kommit i kontakt med en leverantör tidigt i processen, jämfört med om föreningen har arbetat fram underlagen helt på egen hand. Även bland konsulter skiljer kvalitén sig åt, men självklart är det så att en konsult med erfarenhet från liknande projekt har mycket att falla tillbaka på.
Fönster – Alla föreningar vet att träfönster behöver underhållas vart 5-10e år och att nya fönster i aluminium, inkluderat de fönstersystem som behåller befintlig karm, eller pvc, tar bort det underhållsbehovet samtidigt som de ger stora energibesparingar vs fönster från 1970 och tidigare.
Balkong – Det är viktigt att skilja på en integrerad lösning, dvs där luckor och front/bröstning är byggda för varandra, eller en lösning där luckor monteras på ett räcke med hjälp av extra glidprofiler. Likaså är det viktigt att tänka på om inglasningen monter uppe på balkongplattan eller ovanpå balkongplattan. I båda fallen är det första alternativet det som borgar för högst kvalité, samtidigt som kostnaden ökar något.
Generellt sett skall föreningen ha satt sig in i de olika möjligheterna som finns på marknaden innan förfrågningsunderlagen skickas ut.
3. Ja, ibland. Men man kan aldrig begära för mycket. I många fall kommer leverantören med referenser tidigt i processen, eftersom det är ett sätt att ringa in vilken typ av fönster eller balkonginglasning förening helst skulle vilja se.
Fönster – En del andra krav vad det gäller certifieringar och liknande ställs då och då utan att man kanske förstår vad de innebär och värdet av det, t.ex. P-märkning.
Balkonger – Byggverket har tagit fram regler, tillsammans med branschorganisationen Balkongföreningen, som alla seriösa balkongleverantörer förhåller sig till.
4. Det sätt som vi presenterar våra produkter på och hur vi tillsammans med föreningen kommer fram till vilka av våra produkter som är lämpliga just för deras förening, gör att föreningen känner sig trygg att fatta beslut. Viktiga delfaktorer är då kvalitet, referenser, branscherfarenhet, åtgärdsförslag, tydliga anbud, presentation av företaget, demonstration av våra produkter och information om genomförandet. Garantier är ofta styrt i entreprenadvillkoren.
5. Involvera hela föreningen tidigt. Kommunicera internt plan och avrapportera löpande. Involvera leverantörer tidigt. De är ju trots allt specialister och deras input kostar oftast ingenting alls. Prata med mer än en för att få en mer komplett bild av de olika alternativ som finns. Ta även hjälp av en utomstående konsult. Balkong- och fönsterprojekt har de flesta privatpersoner ingen vana av att handla upp och ännu mindre att projektleda. Det är mycket pengar involverade och inte minst, det gäller folks boende, så det är också mycket känslor som skall hanteras.
Svar från Christer Winter, Daloc/Secor
1. Vi får ofta förfråganingar från bostadsrättsföreningar, antingen via vårt 020-440 450 nummer eller via hemsidorna secor.se, daloc.com eller daloc.se
2. God, men det är det personliga mötet med föreningen som är avgörande för helheten.
3. Vilka krav som ställs på den nya lägenhetsdörren i samband med ett byte. Bl.a. finns det sedan årsskiftet ett krav på att den nya lägenhetsdörren måste vara brandgastät.
4. Ja, seriösa föreningar begär alltid in referenser. Man kontrollerar även att leverantören har kapacitet att utföra uppdraget och att man lämnar garantier för utfört arbete och material. Ett annat krav brukar vara att montörerna är certifierade och att leverantören är ISO-certifierad eller likvärdigt.
5. En kombination av kvalité på produkt och montage, pris, helhetslösning, rikstäckande med lokal anknytning, rekommendationer och att vi är marknadsledande.
6. Vilka är era bästa tips för hur föreningarna ska göra för att få in så bra (tydliga, fullständiga, jämförbara) offerter som möjligt. Kommunikation med leverantör. Boka möte med leverantör/er innan man skickar ut offertunderlaget, där man fastställer föreningens behov.
Svar från Anders Österlund, SBC
1. Vi får ofta förfrågningar från föreningarna antingen direkt eller via en upphandlingskonsult. Vi är helhetsleverantörer av bostadsrättsförvaltning så det är nog ganska naturligt att föreningarna vänder sig direkt till oss.
2. Nivån på underlagen varierar väldigt mycket. Alltifrån offentlig upphandling (LOU) liknande underlag till väldigt kortfattade eller inget alls.
3. Det skiljer sig väldigt mycket även här. Ofta beror det på kompetensen i den sittande styrelsen. Vi ser också att tidigare erfarenheter av andra förvaltare spelar in både på gott och ont. I vårt arbete ser vi som en av vår viktigaste uppgift att tillsammans med styrelsen gå igenom hur de vill ha sin förvaltning i kombination med vår erfarenhet som förvaltare. På det sättet ser vi till att vi har en gemensam bild av vad som förväntas av ett förvaltaruppdrag. Det vi kan se är att föreningarna ibland missar är förvaltarkompetensen dvs den tekniskt administrativa förvaltningen, det blir lätt att allt hamnar under ”fastighetsskötsel”.
4. I de stora upphandlingarna förekommer nästan uteslutande referenstagning. Vi ser sällan att det är ett skallkrav när det kommer till certifieringar. Vi hoppas däremot att kravet på auktorisation ökar för det ger en kvalitetsstämpel till hela branschen.
5. SBC är ett av få förvaltningsföretag som uteslutande har specialiserat sig på bostadsrätter. SBC som organisation jobbar alltid med kvalitet i våra leveranser. Vi fokuserar också alltid på att kunna leverera den kompetens föreningen behöver vid varje enskilt tillfälle. Kvalitet, kompetens och helhet är ofta anledningen till att föreningarna väljer oss. Att löpande hålla kunden informerad om allt som händer i fastigheten är naturligt men ändå något vi har stor prio på och som vi ser är mycket uppskattat. Den är det också naturligtvis viktigt att tjänsterna känns prisvärda och att man får det man betalar för.
6. Be alltid om en uppdelad offert så att man kan jämföra del för del (ekonomi/teknisk administrativ/fastighetsskötsel och städ). Totalpris är inget vi rekommenderar, det gynnar alltid bara förvaltaren i slutändan och ger inte föreningen handlingsutrymme och insyn.
Svar från Lennart Strandman, Kone
1. Hälften av Sveriges ca 120 000 hissar är mer än 25 år gamla, vilket är den beräknade livslängden för en hiss. Många bostadsrättsföreningar väntar in i det längsta med hissbyte, vilket i längden blir dyrare än att byta till en modern hiss som uppfyller dagens krav. Nya hissar är mycket tystare, mer energieffektiva, säkrare och kan även vara rymligare. En gammal hiss som går sönder ofta och blir obrukbar i väntan på reservdelar är besvärligt för de boende. Med en ny hiss kan en bostadsrättsförening också få tillgång till vind och källare, vilket kan ge nya affärsmöjligheter, vilket många bostadsrättsföreningar inte känner till.
2. Ofta initieras dessa underlag av KONEs egna servicetekniker, som känner hissen och dess status väl. Vi hjälper gärna våra kunder med professionella underlag till såväl långsiktiga underhålls- och investeringsplaner som rådgivning vid förfrågningar. Viktigt att föreningarna budgeterar för hissutbyte -i god tid och på rätt nivå eftersom det påverkar avgifterna.
3. Många föreningar känner inte till möjligheterna till fastighetsutveckling i samband med ett hissutbyte. En ny hiss är inte bara säkrare och snyggare, den kan också bli snabbare och större. Dessutom finns det möjlighet att öka tillgång till exempelvis vinden och källaren med en ny hiss, som också kan ge nya affärsmöjligheter för föreningen. Kanske går det att öppna upp så att det blir en genomgång och man får tillgång till lokaler på baksidan av huset eller möjlighet till att utnyttja vindsutrymmet i byggnaden för nya lägenheter. Med dagens moderna maskinrumslösa hisslösningar kan man frigöra många värdefulla kvadratmeter.
4. Ja, ibland begär man referenser vilket vi anser är bra. Tyvärr finns inga auktorisationer, vilket gör att det är extra viktigt att leverantören har god kunskap om gällande regler och föreskrifter, så man inte beställer något som sedan inte blir godkänt av besiktningsbolag. KONES hisslösningar ger maxpoäng i LEED och BREAM vid miljöcertifiering och vi är aktiva medlemmar i Swedish Green Building Council.
5. För våra kunder är det viktigast med en trygg och pålitlig leverantör genom hela fastighetens livscykel. Vi säljer våra egna helhetslösningar där vi garanterar att alla delar fungerar tillsammans. KONE har över 100års erfarenhet av innovativa och marknadsledande hissombyggnadslösningar, med starkt fokus på säkerhet, energibesparingar, tillgänglighet och design. Vår senaste hiss har energiklass A och hisskorgsdesignen är framtagen av vårt prisbelönta designteam. Oftast är ett utbyte av hela hissen mest kostnadseffektivt och värdehöjande.
6. Utefter behov och inte på en exakt lösning, eftersom det gör att kunden kan gå miste om den mest innovativa, kostnadseffektiva och bästa lösningen. Möjligheterna är ofta större än vad föreningarna kan tänka sig. Det finns hisslösningar för alla typer av schakt och även för byggnader utan hiss. KONE anordnar också kostnadsfria seminarier där vi ger råd om det senast inom hissföreskrifterna och lösningar (www.kone.se/H14).
Svar från Marcus Andersson, Motala Hissar
1. Eftersom vår produkt främst är framtagen för befintliga fastigheter är det en viktig kundgrupp för oss, så för ofta kan det aldrig bli.
2. I de flesta fall är det ritningar på fastigheten och en tanke om hur man har tänkt sig resultatet.
3. Eftersom man går in och gör arbeten i befintlig fastighet kan det vara svårt att tänka på allt så ett besök på plats brukar ligga till grund när man passerat budgetstadiet.
4. Ja, referensobjekt om liknande installationer brukar efterfrågas.
5. Oftast när hissinstallationer görs i befintliga fastigheter är det måtten som främst ligger till vår fördel.
6. Lämna enkla och tydliga förfrågningar med en klar bild om hur resultatet ska bli samt begär ritning på produkten/hissen.
Svar från Ulf Karlsson, Skaraborgs Brandkonsult
1. Sällan då man saknar informationen om vilket ansvar bostadsrättsförening har att vidta åtgärder för brandskyddet i fastigheten innebär. Mer information finns på Myndigheten för samhällskydd och beredskaps hemsida. Där kan man läsa vilka skyldigheter som fastighetsägare enligt lag man har.
2. Ej så tydliga, se fråga 3.
3. Vid förfrågningar kring t ex släckutrustning så sällan man vet innebörden vad som styr priset. Detta kan vara som exempel vilken klass, garanti m m. Detta styr priset en hel del. Om val av släckutrustning finns mycket information att läsa på Brandskyddsföreningens hemsida.
4. Vi brukar få berätta om tidigare utförda jobb. Vi brukar få berätta om tidigare jobb, så rekommenderar att man ber att få referenser.
5. Priset, kunskapen och att vi kan ge snabba leveranser samt ett trevligt bemötande.
6 . Framför allt ta information av en sakkunnig person vilket kan vara räddningstjänsten i kommunen. När man tagit reda på det som skall inhandlas så skall man vara tydlig vad man önskar. Begär fasta priser om montering skall ske, ej ta löpande priser vilket kan bli dyrbart, samt vad som ingår kan exempelvis vara resekostnader, grundavgifter, fraktkostnader mm. För övrigt hjälper vi en del föreningar att upprätta rutiner för det systematiska brandskyddsarbetet och får vi då bra ritningsunderlag gärna i cad-format .vilket gör att vi då kan lämna fasta priser, vilket är en fördel då föreningen ve t hela kostnaden.
Svar från Lars Borgås, Naturlek
1. Några förfrågningar per månad under främst vår och sommar.
2. Förfrågningsunderlagen är ofta otydliga och kan lätt misstolkas. Det kan vara svårt att prissätta dom.
3. Mängduppgifter saknas ofta och de sidoarbeten som kan bli aktuella. Ritningar saknas i många fall.
4. Man frågar väldigt sällan efter referenser eller certifiering.
5. I allmänhet avgör prisetoch de speciella produkter som vi erbjuder våra kunder.
6. Upprätta ett tydligt och bra förfrågningsunderlag. Ta hjälp av en sakkunnig person för att upprätta handlingarna.
Svar från Ove Mondei, Balcona
1. Ja, det är ett stort kundsegment.
2. I allmänhet en relativt låg nivå, de flesta föreningar hör av sig om att de är intresserade av balkonger varefter vi besiktar fastigheten och tillsammans med kund placerar möjliga balkongpositioner för en bygglovsansökan.
3. I de fall där det redan finns bygglov är frågeställningen oftast något mer preciserad me n oftast är det ett antal detaljer man kan behöva förändra.
4.Det är relativt vanligt med referensförfrågningar, vad gäller certifieringar och dyligt så är det i princip bara den kontrollansvarige som behövar vara certifierad.
5.Det är en kombination av pris och kvalitet dessutom att kunden känner ett starkt förtroende att all projektering sker enligt gällande regelverk avseende konstruktion (Eurokod SV-NA) samt Boverkets byggregler (BBR), vad gäller garantier så får man förmoda att övriga entreprenörer, liksom vi, tecknar kontrakt enligt ABT-06 (Allmäna Bestämmelser för Totalentreprenader) där regler för garantier redan är fastställda.
6.Ta hjälp av en byggkonsult som kan upprätta ett förfrågningsunderlag där samtliga entreprenörer svarar på samma förfrågan.
Svar från Peter Halling, Aarsleff
1: Ja, det sker väldigt ofta. Med vår metod renoverar vi rören i drygt tusen lägenheter per år, allt medan människor kan bo kvar i sina hem.
2: Nivån på underlagen varierar väldigt mycket. Vi rekommenderar alltid att man anlitar professionell hjälp, både för att upprätta sin förfrågan och genomföra sin upphandling.
3: Många föreningar har, rent generellt, bra koll på sina behov och vet vad de vill ha. Däremot saknas ibland kunskapen om att det finns fler än en metod att lösa en uppgift på och man fastnar därför lätt i vissa tankebanor. Mitt råd är att försöka lämna detaljfrågorna öppna för entreprenören att lösa.
4: Min uppfattning är att det ofta läggs alldeles för lite arbete på att ta in referenser och kolla upp om företaget har giltiga certifikat mm. Det är ett oerhört billigt sätt att göra en grov kvalitetsbedömning innan upphandling. Gällande branschkrav är en tredjepartscertifiering utförd av SP enligt BRiF3Q samt ett godkännande enligt SS-EN 1610 och SS-EN 1055 för material och metoder.
5: Vår Metodhandbok tillsammans med rätt pris är ofta helt avgörande. Den ger kunden en väldigt bra bild av vad arbetet består av och den skapar på så sätt en säkerhet hos kunden och ett stort förtroende för vårt företag – där är vi unika.
6: Lägg lite pengar i början på projektet och anlita alltid externa, kunniga rådgivare. Det gäller både vid upprättande av behovsanalys, förfrågan och vid genomförande av upphandling. Det som är så speciellt för vår bransch är att det är få kunniga rådgivare och konsulter verksamma, vilket gör att de som finns har hur mycket som helst att göra.
Svar från Leif Burman, Hags Aneby AB
1. Vi får ofta offertförfrågningar från Bostadsrättsföreningar som avser utrustning till Lek och Park. I dom flesta fall är vi ute på plats och och har en dialog med styrelsen.
2. Det är sällan det finns ett konkret förfrågningsunderlag utan det brukar bli en diskussion hur föreningen vill ha platsen utformad.
3. Ofta ingen kontroll på den standard som lekplatser går under EN1176-77 samt det ansvar som styrelsen har.
4. Det händer men inte speciellt ofta . Certifierade besiktningsmän är ju en del av skötseln av lekplatsen och tyvärr är det sällan som det kommer upp.
5. Pris / Kvalitet men även att vi bistår med att rita upp platsen i en cadritning som kan vara ett bra verktyg för styrelsen om man vill presentera hur det ser ut .
6. Se till att alla produkter samt underlag är godkända enligt EN1176-77 . Var tydliga med vilka funktioner och åldersgrupper som avses . Var tydliga med vad som skall ingå produkter – markarbeten m.m.
Svar från Richard Poole, Proloc
1. Ja, bostadsrättsföreningar är bland de större kundkategorierna i vår affärsverksamhet. Det handlar då mest om dörrar som ska anpassas med dekorsnickerier t ex dörrspeglar och profilerade träfoder i befintliga stil.
2. Föreningarna har generellt bra koll på vad de vill ha, speciellt utseendemässigt. De kommer också med sina förfrågningar tidigt, vilket innebär att en upphandlingsprocess av säkerhetsdörrar ofta tar ca 3-6 månader. Så förfrågningsunderlaget skapas under processen. Ofta presenteras även underlaget i en ordinarie föreningsstämma, innan beslut definitivt tas.
3. Vi upplever att föreningarna vet vad de vill ha vad gäller design. Kanske inte lika stor kunskap finns inom den tekniska biten, fast det är något som växer under processens gång.
4. Ja, referenser är mycket viktiga och gärna att föreningarna kan gå och titta på referensobjekt i närområdet. Certifieringar är viktiga, men det är få som synar dem. T ex är det inte många föreningar som säkerställer att dörrarna är certifierade i Sverige via SBSC.
5. I vårt fall är det är det hög kvalitet på produkt och design till ett bra pris. Våra snickerier är helt handgjorda och på så sätt har vi stor möjlighet att göra exakta dörrar enligt önskemål.
6. I ett första läge, skicka med ett fotografi på hur dörren ska se ut med förfrågan. Bind inte upp den tekniska specifikationen i förhand, utan låt varje leverantör presentera sin standard – därmed får föreningen det bästa priset från respektive leverantör. Utgå sedan ifrån det inkomna resultatet, och se vad som passar föreningen bäst i design, teknik och pris.
Svar från Jimmy Nilsson, AB Podab
1. Ja vi får ofta förfrågningar av bostadsrättsföreningar.
2. Generellt sett ser vi att underlagen oftast kommer in muntligen. Annars skiljer dig sig mycket eftersom våra kunder är olika insatta i branschen.
3. I många fall är inte investeringen av tvättstugeutrustning prioriterad. Man kanske inte tar sig tid att titta på produkterna i verkliga livet och har inte kunskap inom området. Det är där vi kommer in som specialister på professionell tvättstugeutrustning. Det är alltid en bra start att titta på vilka produkter som erbjuds, sedan hjälper vi till att ta fram den bästa lösningen för varje kund.
4. Referensönskemål förekommer. Övriga certifieringar ställs det sällan krav på. Behovet är större vid en upphandling av en totalentreprenad än vid köp av enbart produkter.
5. Vi satsar på kvalitetsprodukter och att kunden skall känna trygghet både innan och efter köpet. Vi erbjuder inte de billigaste produkterna utan produkter som man över tid tjänar på eftersom de är energisnålare, effektivare och mer hållbara. Vi vinner oftast på att vi erbjuder kvalitetsprodukter och hjälper kunderna till den bästa lösningen för just dem. När vi får offerera till bostadsrättsföreningar, brukar vi ofta vinna affären.
6. Gör en inventering av de maskiner som står i tvättstugan. Tänk igenom vad ni har för behov. Det är alltid bra att utse en arbetsgrupp som driver inköpsfrågan aktivt. Ta hjälp av potentiella leverantörer som kan svara på frågor som uppstår.
Svar från Jessica Almers, Nola Industrier AB
1. Cirka 1 gång i veckan.
2. De ringer oftast in och frågar efter priser.
3. Moms och fraktkostnader brukar de glömma bort.
4. Nej.
5. Kvalitet.
6. Svaranden hoppade över denna fråga.
Svar från Pierre Gunnarsson & Torbjörn Svensson, Svensk Brandskyddsplanering AB
1. Ja. När vi har gjort en analys av fastigheten brukar de vilja ha en offert på vad de olika åtgärderna kommer att kosta. De frågar främst om de lagstadgade.
2. Vi brukar inte få ett förfrågningsunderlag. Våra offerter bygger på den rapport som har presenterats för styrelsen.
3. Ofta så vet inte föreningarna vad de frågar efter. När man talar om brandskydd tänker många på brandsläckare och i vissa fall rökluckor. Men brandskyddet i ett flerbostadshus är mer komplext än så. Då vi får in ett förfrågningsunderlag brukar det ofta resultera i att föreningen köper en nulägesanalys av fastigheten istället. När de sedan har fått den rapporten brukar intresset för mängder av brandsläckare falna ganska snabbt.
4. De brukar ofta ta referenser. Våra offerter är så pass specade att det framgår i dem vad som kräver certifiering och auktorisationer.
5. Vi gör alltid klart för kunder att vi inte är billigast på marknaden. Däremot lämnar vi generösa garantier på arbetet samt att de som har valt oss har fått mycket goda referenser från andra kunder.
6. Föreningarna måste veta vad de frågar efter. Man måste sätta sig in i ämnet (brandskydd, avlopp, stambyte), det spelar ingen roll vad det är. Förfrågan bör vara så detaljerad som möjligt med relevanta uppgifter. En förening som står inför ex ett stambyte bör alltså lägga ner tid på att ta reda på så mycket som möjligt om det ämnet samt att försöka få in erfarenheter från andra som har gjort samma sak. Det finns inga genvägar. Ju mer kunskap man har desto lättare är det att styra offererings processen.
Svar från Magnus Lantz & Ulf Olsson, Thermia Värmepumpar AB
1. För ofta kan det aldrig bli, vi märker också att det kommer in fler och fler offertförfrågningar vilket är en positiv trend. Det är en tydlig ökning det senaste året vilket kan bero på ökade fjärrvärmekostnader. Det är fler som inser att det finns en ekonomisk fördel med en värmepump helt enkelt.
2. De är ofta väldigt duktiga och har relevanta uppgifter. Mindre BRF har oftast stenkoll på sina kostnader. Den tekniska lösningen behöver de inte bekymra sig över, det ordnar vi.
3. De är oftast väldigt duktiga. Om det är något så kan det vara vilken teknisk lösning som de önskar eller föredrar. Men detta är inte ett bekymmer eftersom det är meningen att de ska kunna luta sig tillbaka och lita på vår expertis.
4. Det är vanligt att de frågar om vi har liknande anläggningar att jämföra med. Eftersom Thermia använder sig av egna installatörer med rätt kompetens och utbildning efterfrågas väldigt sällan certifiering, den ses som en självklarhet.
5. Till vår fördel är ofta den tekniska kompetens vi har när det kommer till systemuppbyggnad och kvalité. Vi vet hur kunden ska få en rätt anpassad anläggning för sina behov. Våra styrkor är erfarenhet, god service och bra tekniskt kunnande.
6. Uppgifter som tidigare förbrukning och beskrivning om hur anläggningen ser ut är grunden till en rättvis dimensionering och projektering. Det blir alltid bäst om en av våra kompetenta återförsäljare gör ett besök på plats eftersom varje anläggning är unik. Då blir det lättare att göra en korrekt kalkyl. Om olika offerter jämförs, kontrollera noga vad som ingår så det inte behövs köpas till något utanför offertpriset.
Svar från Claes Mårtenson, Cymko Förvaltning AB
1. Gällande ekonomisk förvaltning får Cymko Förvaltning AB ofta offerförfrågningar. De är dock huvudsakligen koncentrerade till halv och helårsskifte då avtal omförhandlas. Nybildade föreningar efterfrågar förvaltning året runt.
2. Det är oftast enbart de större föreningarna som har förfrågningsunderlag. Huvudsakligen föreningar som har eller har haft sin förvaltning hos HSB och Riksbyggen. Vi har egna frågeformulär som vi önskar besvarade innan vi offerera en ny förvaltning. Detta löses oftast via mail eller per telefon.
3. Underlagen är oftast mycket omfattande och väl utarbetade. I samband med de samtal vi har vid offertgivning brukar det vara en bra grund för vår offert. Kanske förbiser man vikten av underhållsplaner och budget men det har vi kontroll över. Föreningarna har oftast mycket bra kontroll och om något fattas så vägleder vi gärna
4. Vi lämnar gärna referenser. Det är ofta avgörande för föreningens styrelse vid deras val av förvaltare. De får då en neutral information och uppfattning från någon som använder vår förvaltning. Vi har varit verksamma i många år så många föreningar har grannar som de själva hämtar referenser ifrån. Certifiering och auktorisation efterfrågas nästan aldrig.
5. Kvaliten på vårt arbete i kombination med att vi har uppdaterade program och god tillgänglighet och att vår offert innehåller allt. Inga extradebiteringar som oroar, det är viktigt. Referenser från närliggande förening är ofta avgörande. Priset spelar en viss roll men känns inte som det viktigaste.
6. Gällande den ekonomiska förvaltningen så är vår offert mycket tydlig och omfattar allt en förening har behov av. Det är viktigt att inse att styrelsen idag ofta byts ut och inte har full kontroll av vad man skall begära/upphandla. Det är vi förvaltare som på ett tillförlitligt sätt skall tillgodose styrelsen med all den information och hjälp de har behov av vid en offertförfrågan och att vara så tydliga med vad som ingår att det underlättar deras val. De allra största föreningarna har hjälp med upphandlingen men långt ifrån alla de mindre.
Svar från Yvonne Peters Mårtenson, Cymko Fastighet AB
1. På Cymko Fastighet AB som arbetar med teknisk förvaltning får vi ofta offerförfrågan. Det är ofta styrt till när gällande avtal skall omförhandlas men vi får ofta även förfrågningar från nybyggda föreningar och föreningar som valt ekonomisk förvaltning hos Cymko Förvaltning AB och önskar all förvaltning från vårt företag.
2. Gällande den tekniska förvaltningen är det för de mindre eller privata föreningarna ganska ovanligt med förfrågningsunderlag. Det är mest från föreningar som tidigare förvaltats av HSB eller Riksbyggen som har denna vanan. Vi får ofta ett mail eller telefonsamtal där vi kommer överens om att träffas på plats för att bedöma förenigens behov och omfattning av arbetet som skall utföras.
3. De föreningar som har underlag har oftast mycket bra och genomarbetade underlag. Ibland kanske lite överdrivna i förhållande till arbetets omfattning i de mindre föreningarna. Vi förordar att det finns ett förfrågningsunderlag som är noga utarbetat för att föreningen skall kunna göra en likvärdig bedömning av de offerter som kommer in. För den lilla föreningen räcker det att styrelsen tillsammans sammanställer ett underlag över arbetet de önskar få utfört. De större föreningarna har oftast fått hjälp med upphandlingen.
4. Cymko lämnar ofta referenser och det är en hel del föreningar som efterfrågar det. Det är ett bra sätt för den offererade föreningen att få en neutral bedömning på hur vi utför vårt arbete. Det är också en bra grund för att välja förvaltare. Att vi har välutbildad personal ser vi som en självklarhet. Behörighet att utföra arbetet är ett måste däremot får vi sällan krav på certifiering och auktorisation.
5. Våra uppdrag grundas ofta på en kombination av rekommendationer, referenser, väl utformad offert i kombination med ett marknadsmässigt pris. Det är ofta grundat i mun mot mun metoden föreningar emellan, vilket visar på kvalité i det arbete vi utför.
6. När det är en större förening med ett mer omfattande förvaltningsbehov rekommenderar vi att föreningen tar hjälp av en konsult gällande upphandlingen. Detta framförallt för att de offerter som kommer in tydligt skall kunna jämföras på ett likvärdigt sätt. För de mindre föreningarna räcker det bra om styrelsen tillsammans kommer fram till vilket behov föreningen har och sammanställer detta samt har ett möter med ansvarig förvaltare för att på plats bedöma omfattning av arbetet föreningen önskar få utfört.
Svar från Roland Torkelsson, Knauf Danogips
1. För sällan. Vi upplever det enbart som positivt i de fall de hör av sig.
2. Offertförfrågningarna går till entreprenörerna vilket gör att vi inte kan uttala oss.
3. Vad vi kan konstatera är att kunskapsnivån generellt sett fortfaranade är ganska låg när det gäller problematiken kring fuktskadade enstegstätade fasader.
4. Referenser efterfrågas ofta samt att besök är vanliga på pågående och färdigställda projekt där vår fasadlösning använts.
5. Vi offererar som sagt inte direkt till föreningarna, men det som gör att vår lösning väljs är att det är en fasadlösning som är kvalitetssäkrad samt P-märkt.
6. Ta in en oberoende tekniskt sakkunnig konsult. Begär referenser – även avseende entreprenörer. En systembeskrivning bör ingå för att säkerställa att föreningarna verkligen vet vad de efterfrågar. Kontakta SP för opartisk bedömning. Ta in flera offerter.
Svar från Jonas Krylborn, Hemkomfort AB
1. Ja, mycket vanligt.
2. Varierande men den vanligaste bilden är en problemställning. Vi medverkar till att analysera och föreslå åtgärder som vi garanterar ger resultat.
3. Någon form av långtidsmätning av radonhalten finns ibland, ibland inte.
4. Vanligt att kontakten tas av föreningarna pga referenser som man fått på marknaden. SSM-utbildning är ett vanligt krav samt garanti att åtgärderna ger resultat.
5. Trovärdighet på den lösning vi offererar i kombination med garantier och referenser.
6. Tidig kontakt för att genomföra mätningar/analys som ger bra underlag för åtgärder.
Frågor, banker/kreditinstitut
1. Hur ofta får ni offertförfrågningar från bostadsrättsföreningar?
2. Hur är den generella nivån på föreningarnas förfrågningsunderlag?
3. Vad brukar föreningarna ha/inte ha koll på i sina underlag?
4. Brukar föreningarna begära referenser? Förekommer andra speciella krav? Vilka?
5. När er offert resulterar i uppdrag, vad brukar avgöra till er fördel – räntenivå, villkor eller vad?
6. Vilka är era bästa tips för hur föreningarna ska göra för att få in så bra (tydliga, fullständiga, jämförbara) offerter som möjligt.
Svar från Ann Helsen, SEB
1. Dagligen.
2. Oftast kontaktar föreningen banken via telefon för att höra om det finns intresse att offerera. Vid det tillfället informerar vi om vilket underlag som behövs för en analys.
3. När väl underlaget, årsredovisningen, kommer så är det normalt inget problem. Tillsammans med föreningens önskemål om räntebindning och amortering är det oftast vad som behövs.
4. Nej.
5. Vi hoppas att den specialiserade service vi erbjuder i vår avdelning för bostadsrättsföreningar uppskattas. Men självklart måste kunden också tycka att erbjudandet är konkurrenskraftigt.
6. Föreningen bör se till att få ränteindikation per ett speciellt datum från de olika bankerna, så att det blir jämförbara priser. Det är också bra om styrelsen diskuterar vilken finansieringsstrategi man vill ha. Vill föreningen lägga sina lån hos den bank som vid varje tillfälle är billigast eller vill den ha en diskussion om möjligheter och villkor för att bli helkund? Skulle föreningen ha nytta av en permanent kontaktperson, alltid tillgänglig och med djup kompetens inom området? Eller vill man sköta mer själv? Det är bra att ha styrelsens syn på det när man möter banken. Vi strävar efter att etablera en relation med våra kunder som baserar sig på mer än lägsta pris vid enskilda tidpunkter.
Svar från Gustaf Hoorn, SBAB
1. Vi får ett antal förfrågningar dagligen om refinansiering, lån till renoveringar och ombyggnader, nyproduktion och ombildningar. Dessa är spridda över hela landet men med tyngdpunkt på storstadsregioner och högskole- och universitetsorter
2. Generellt sett en bra nivå och det är oftast lätt att kunna få kompletterad information från föreningen eller förvaltaren. Ser man till enskilda föreningar så kan det vara allt ifrån bara ett mail där frågan är vilken ränta som kan erbjudas till att det kommer fullständigt underlag.
3. De flesta har bra koll på sina underlag exvis årsredovisning. Där det ibland brister är budget, underhållsplaner, säkerheter/pantbrev för befintliga krediter, uppsägningstider på krediter, avstämningstidpunkt för ränteindikation
4. Det är ett fåtal som begär referenser hos oss däremot är det vanligt att man tar ett samtal med grannföreningen eller likande för att höra hur det fungerar hos andra kreditgivare. Det är bra att föreningar tar referenser. Speciella krav kan vara önskemål om amorteringsfrihet, inga avgifter för krediten, tydlig avstämningstid för ränteindikation
5. Snabb återkoppling, hög servicenivå, lätta att nå och vi kommer gärna ut till föreningen på styrelsemöte eller årsmöte. Att vi erbjuder personligt team till föreningen uppskattas mycket. En viktig del är också kreditens villkoren exvis räntenivå, amortering, bindningstider, säkerhet.
6. Alltid bifoga senaste årsredovisningen, önskad avstämningstidpunkt (datum och klockslag) för ränteindikation, sista svarsdag, kontaktperson och syfte med krediten. Hellre bifoga för mycket än för lite exvis länk till föreningens hemsida, budget och underhållsplan.
Frågor, försäkringsbolag/-mäklare
1. Hur ofta får ni offertförfrågningar från bostadsrättsföreningar?
2. Hur är den generella nivån på föreningarnas förfrågningsunderlag?
3. Vad brukar föreningarna ha/inte ha koll på i sina underlag?
4. Brukar föreningarna begära referenser? Förekommer andra speciella krav? Vilka?
5. När er offert resulterar i uppdrag, vad brukar avgöra till er fördel – premiekostnad, villkor eller vad?
6. Vilka är era bästa tips för hur föreningarna ska göra för att få in så bra (tydliga, fullständiga, jämförbara) offerter som möjligt.
Svar från Eric Rubenson, Bolander & Co
1. Vi arbetar dagligen på uppdrag av bostadsrättsföreningar. Vårt uppdrag består dock huvudsakligen i att genomföra upphandling av försäkring för föreningens räkning, vilket innebär att det är vi som upprättar offertförfrågningarna.
2. Vårt uppdrag från bostadsrättsföreningar får vi generellt inte som ett resultat av en genomförd upphandling. Tillsammans med föreningen skapar vi istället förfrågningsunderlaget för försäkringsupphandling.
3. Teknisk beskrivning av byggnadernas konstruktion,eller att sådan information oftast står att finna i föreningens Ekonomiska Plan.
4. Mycket sällan. Men om resultatet av en av oss genomförd försäkringsupphandling talar för en mindre känd försäkringsgivare kan de efterfråga mer information kring försäkringsgivaren innan beslut fattas.
5. Återigen, vår tjänst är inte föremål för upphandlingen. Men när vi redovisar vår genomförda upphandling till föreningen så är det en kombination av pris och omfattning/innehåll som är avgörande för föreningens val av försäkringsgivare.
6. Inom området försäkring är tipset i första hand att ta hjälp av oberoende försäkringsförmedlare som är kunniga inom försäkring för bostadsrättsföreningar. Det är ett komplext område och lätt att falla i fällan att endast låta priset styra valet. Genom att ta hjälp får man en ordentlig jämförelse av omfattning och skillnader mellan de olika alternativen, som är omöjliga för en lekman att upptäcka och som kan ha en avgörande betydelse för förenignens ekonomi.
Svar från Sten Eriksson, Osséen Försäkringsmäklare Syd AB
1. Som försäkringsförmedlare och bland annat det uppdrag vi har av Fastighesägarna som organisation, och deras medlemmar, samt Riksbyggen och deras BRF, gör att vi i stort sett varje vecka får uppdrag att göra upphandling av försäkring. Där föreningarna är våra uppdragsgivare.
2. Det är alltid vi själva som förmedlare,som tar fram underlagen för upphandling, som sen skickas till försäkringsbolagen.
3. För det mesta ganska bra.
4. När uppdraget kommer till oss så tror jag att de redan tagit referenser på oss som förmedlarbolag.
5. Se svar på fråga 4. Samt, när vi gör upphandling hos försäkringsbolagen så är priset av stor betydelse för beslut hos BRF, men man väger också in villkoren. Det är vår roll som förmedlare att nollställa anbuden så de är så jämförbara villkor som möjligt. Och där redovisar villkorsskillnaderna.
6. Anlita en försäkrings förmedlare som kan fastighet och rutiner vad som sker vid en skada hos en BRF och BRF innehavare. Vi själva har uppdrag av ungefär 1000 föreningar och har genom det fått stor erfarenhet av upphandling, villkors, pris och skaderegleringsjämförelser. När något händer är det av största vikt att alla inblandade parter, BRF, BRF innehavare och skadereglstrerare kan sina saker. Och där fyller vi en viktig funktion som stöd och kompetens.
