En viktig anledning till varför många styrelser går vilse i frågan om avskrivning- ar och amorteringar är för att de saknar kunskap kring begreppen utbetalning, utgift och kostnad� Här reder vi ut dem�
Jag möter många styrelsemedlemmar i bostadsrättsföreningar som inte har koll på skillnaden mellan utbetalning, utgift och kostnad. Som styrelsemedlem borde det vara självklart att ha koll på dessa begrepp.
För privatpersoner gäller normalt kontantprincipen. Det innebär t.ex. i samband med den allmänna självdeklarationen att inkomster och utgifter som erhållits under ett visst givet inkomstår ska deklareras. För företag gäller normalt inte kontantprincipen utan fakturametoden som innebär att bokföringsmässiga principer gäller. För bostadsrättsföreningar gäller fakturametoden och då måste man som styrelsemedlem ha koll på skillnaden mellan utbetalning, utgift och kostnad.
NÄR STYRELSEN TAR BESLUT och beställer t.ex. en ny hängränna åt föreningen för 100 000 kronor uppstår en utgift. När fakturan kommer bokförs utgiften 100 000 kronor på låt säga kontot Hängränna eller Byggnadskomponenter och Leverantörsskulder. 30 dagar senare när fakturan betalas bokas leverantörsskulden bort och 100 000 bokas från kassan eller bankkontot, och det sker en utbetalning. Eftersom hängrännan uppskattas hålla i 30 år ska utgiften på 100 000 fördelas, eller periodiseras som det heter i bokföringsspråk, på 30 år. Eftersom hängrännan slits lika mycket varje år fördelas kostnaden med samma belopp varje år. I detta fall med 100000 dividerat med 30 lika med 3333 kronor varje år.
Den periodiserade utgiften kallas för kostnad. Det är denna kostnad på 3333 som belastar årets resultat i föreningens resultaträkning.
Slitaget på byggnadens olika komponenter bokförs som avskrivningar. Avskrivningarna innebär inga utbetalningar och kan därför ses som ett sparande och kompensation för slitaget. Om föreningen inte redovisar underskott förbättras föreningens kassa öde med storleken på avskrivningarna. Detta kassa öde kan användas till att amortera på föreningens lån eller öka föreningens kassa och föreningens banktillgodohavande. Gör föreningen avskrivningar men samtidigt redovisar underskott innebär det i praktiken att föreningens positiva kassa öde minskar och i värsta fall inte har något sparande.
DEN DAGEN DET ÄR DAGS att köpa en ny hängränna står föreningen inför två val. Att betala med egna medel eller med banklån. Har man amorterat bort det gamla lånet på hängrännan gör inte det så mycket men om man inte gjort det och måste låna samtidigt som det gamla lånet till stor del nns kvar blir det dyrt. Tar man dessutom hänsyn till att lånen ska amorteras kan man enkelt inse att årsavgifterna behöver höjas väsentligt mer än om föreningen inte gått med underskott och sett avskrivningarna som ett sparande och använt det positiva kassa ödet till att amortera på föreningens gamla lån. Goda kunskaper om skillnaderna mellan utbetalning, utgift och kostnad kan därför vara skillnaden mellan en förening som god eller dålig ekonomi. Av samma skäl kan det också vara bra att ha koll på begreppen inbetalning, inkomst och intäkt. Intäkt är en periodiserad inkomst och motsatsen till kostnad.
Det är viktigt att styrelsen gör en budget över kostnader och intäkter. Men det är också viktigt att styrelsen har en likviditetsbudget över in- och utbetalningar. För det gäller för en förening att sköta både de löpande utbetalningarna och redovisa ett bra resultat.
