”Välkommen hem till Bygatan” och ”vi bor också här”, är bostadsrättsföreningen Bygatans två mantran, berättar Stefan Korsbacken, vice ordförande, och Matts Birkestad, ordförande. Det som karaktäriserar föreningen är deras strukturerade arbetssätt i styrelsen. Här är snart allt digitalt. Plattformar, appar och sociala medier används i styrelsearbetet.

När man väl kommer nedför trapporna och börjar gå mot sitt hus är det viktigt att känna sig riktigt hemma, förtydligar Matts. Hyresrätterna som ombildades till bostadsrättsförening 1999 ligger i Solna. BRF Bygatan har också köpt sin mark. BRF Bygatan har 375 lägenheter, byggt 1968, påbyggt med 2 våningar 2006 och är fördelad på 6 fastigheter innehållande 17 hyresrätter, 358 bostadsrätter och 4 lokaler. Styrelsen består av 7 ledamöter och 2 suppleanter. Föreningen gjorde omfattande renoveringar för knappt 20 år sedan och trapphusrenovering inklusive nytt passersystem 2021-2023. Nu är traditionellt stambyte i full gång. Man kommer också att installera nytt värmesystem och nya elcentraler. Arbetet väntas vara färdigt 2026.

–Efter stambytet återstår kosmetiska åtgärder. När alla renoveringar är klara har vi i princip nya huskroppar, säger Matts. Han berättar att föreningen har höjt avgiften med 24 procent på 15 månader och överväger att höja med ytterligare 4 procent. Generellt
sett ligger avgifterna lågt – kring 750 kr per kvadratmeter/bostadsyta.

Kan ni beskriva ert strukturerade arbetssätt?
−Vi i styrelsen har tät kontakt via appar och mobil. Var och en har egna arbetsområden och arbetsgrupper för projekt och upphandlingar. Styrelsen ska fungera över tid och styrelsens medlemmar ska trivas att jobba med varandra. Allt styrelsen gör ska gynna alla medlemmar. Vi driver inte kompispolitik i styrelsen, säger Matts och förklarar att det i styrelsen finns vitt skilda kompetenser, men personlighet, engagemang och intresse
av föreningsarbete prioriteras högre än specifik kompetens.

Styrelsen jobbar igenom saker som ska beslutas innan man fattar beslut. Målsättningen är att få gemensamma beslut även om majoritetsbeslut gäller. Matts framhåller att styrelsen arbetar 49 år framåt.

– Underhållsplanen följer vi med råge och följer upp med kvalitetskontroll.

Han förklarar att Bygatan har som policy att inte släpa på några befintliga avtal. Föreningen säger upp alla, omförhandlar eller väljer nya leverantörer. Avtalen är utformade så att de minimerar tvist och är så detaljorienterade som möjligt. Det mesta är digitaliserat via exempelvis portaler, sharepoint, one-drive, teams och passersystem, och en ny hemsida med inloggning via Bank-ID för medlemmar är under framtagning.

– Ingen får använda privata mailadresser i sitt uppdrag. Alla mejl till styrelsen besvaras dagen därpå med signatur om vem som har svarat och alla i styrelsen har tillgång till all information oavsett var de befinner sig. Med få undantag får även medlemmarna allt material digitalt. Nyheter finns på hemsidan eller på vår anslagstavla/display i entrén, säger han.

Hur får ni medlemmar intresserade av styrelsearbete?
−Valberedningsgruppen arbetar utan vår påverkan. De har uppsökande verksamhet och intresserade hör även av sig till vår styrelsemejl, de skickas vidare till valberedningen utan kommentar. När valberedningen är klar skickar de kandidater och motiveringar till oss för
intervju.

−Föreningen har styrelsemöte en gång i månaden men om behov uppstår kan det bli fler, mötena är max 150 minuter och med en agenda som ska följas. Vi täcker upp varandra om det behövs och man kan säga att vi jobbar efter principen ”en för alla, alla för en”, säger Stefan Korsbacken.

Hur arbetar ni med upphandling av exempelvis renovering och olika tjänster?
−Vi genomlyser aktörer på marknaden och pratar med sakkunniga om råd av
leverantör, skickar ut anbudsförfrågningar och från de svar vi får in väljer vi ut tre
leverantörer för vidare presentationsmöten och utvärdering innan vi väljer vinnaren. Vi tar bara emot anbudssvar som lämnas digitalt.

Hur arbetar ni med kravställning vid avtalsskrivning?
−Anbudsgivaren tar fram avtal som sen granskas/kravställs av advokatbyrå inom affärsjuridik och avtalsrätt (exempelvis bygg & entreprenad). De har även erfarenhet av att sitta i rätten när det uppstår tvister mellan brf:er och entreprenörer. När det gäller avtal och avtalsskrivning är noggrannhet viktigt så att tvister kan undvikas under avtalstiden, man ska inte stressa fram ett avtal. Det gäller att ha framförhållning på årsbasis – typ avtala om snöskottning i tid. Vi har separata avtal med det som inte täcks in av kontrakterad förvaltare, exempelvis jourtjänst, störningsjour, sophämtning, hissar, trädgård.

Hur hanterar ni medlemmar som är problematiska på olika sätt?
−Korrekt och med respekt. Sakligt utan att blanda in känslor. Det som styr är bostadsrättslagen och våra stadgar. Till vår hjälp har vi en advokat specialiserad på bostadsrättsjuridik. Styrelsen ska vara ett rådande organ med klara regelverk, berättar Stefan.

−Vi ska skriva om våra stadgar för att anpassa dem till nya regelverk, det har lättat lite både vad du för göra i lägenheten och om du ska hyra ut den. Stadgarna ska bli lite mer 2024, det är en massa gamla formuleringar i dem, ändå är de upprättade år 2018. Vi får se när vi är klara, vi ska i alla fall lägga ett större tryck och ansvar på den som hyr ut sin lägenhet.