”Agendamannen” Kent M Andersson ordförande i Brf Gåshaga Pirar 5 på Lidingö är en riktig fena på att upprätta effektiva och slagkraftiga agendor. Här delar han med sig av sina bästa råd om hur ni får till ett riktigt bra styrelsearbete i er bostadsrättsförening.
Kent är inte bara ordförande i sin egen förening utan sitter också som styrelseproffs i 17 olika föreningar från sport- till bolagsstyrelser.
Vilken ”agendafråga” anser du vara viktigast?
– Diskussionspunkten. Vi brukar dela upp besluten som ska tas i diskussions-, informations- och beslutspunkter. Inför varje beslut ska det finnas tid till att diskutera, ventilera och lyssna på andras åsikter. Bjud in dem som är tysta under mötet, fråga vad han eller hon tycker, om de har erfarenhet av det vi diskuterar osv. När beslut sedan tas behöver inte frågan diskuteras igen men det är viktigt att alla deltar i debatten. Att ha för långa möten kan få de flesta att somna.
Vilka övriga misstag kan styrelsen göra i sin strävan att få en väl fungerande agenda?
– Mötena ska ta max två timmar. Vi har diskuterat frågan i tidigare möte och har ett skrivet beslut. Alla i styrelsen har klara ansvarsområden och får upphandla tjänster och/eller varor för 10 000 kr per beslut utan att fråga någon i styrelsen (om det ryms inom budgeten för ansvarsområdet). Det har effektiviserat vårt arbete – att ta beslut och slippa diskussioner.
Vad bör man tänka på före, under och efter ett styrelsemöte?
– Ha en arbetsordning, se till att alla handlingar är ute en vecka innan mötet – alla dokument ska finnas i portalen (Storholmens förvaltningsportal) vi skickar aldrig ut några papper. Håll en strikt dagordning. Protokoll och infobrev till medlemmarna ska vara klart senast en vecka efter mötet.
Du har suttit i 12 år som ordförande. Vad driver dig att fortsätta med styrelsearbetet?
– Det är roligt. Min bostad är min största investering och jag vill att den sköts på ett bra sätt. Styrelsearbetet innebär att jag får en inblick och kan påverka, att besluta och leda är kul och jag kan ge styrelsearbetet en professionell touch.
Med sin erfarenhet har Kent fått förfrågningar om hur man sjösätter en bra agenda.
– Det var en kvinna från Östersund som frågade mig hur långa styrelsemöten vi hade. Jag sa max två timmar. Hon utbrast ”oj, våra möten är 5-6 timmar långa. Hur gör ni?” Vi använder en standardagenda sa jag.
Standardagendans innehåll enligt Kent M Andersson:
- Klara ansvarsområden
- En strikt arbetsordning
- Sätt en årscykel för styrelsearbetet
- Håll strategimöte en gång per år
- Låt alla komma till tals
- Ha roligt tillsammans
