Som ny i bostadsrättsföreningens styrelse är det mycket att hålla reda på och det kan kännas som en djungel av olika uppgifter och saker att ha koll på. Borätt forum Juridik har samlat ihop grundläggande information om styrelsearbetet, vad uppdraget innebär och vad som förväntas av någon som sitter i styrelsen. Vad krävs för ett framgångsrikt styrelsearbete och vilka är de vanligaste misstagen?
Föreningens verkställande organ är styrelsen som utses av medlemmarna på en föreningsstämma. Styrelsen ansvarar för att sköta förvaltningen av föreningens fastighet/fastigheter. Det är vanligt att styrelsen tecknar avtal med en extern aktör som hjälper till med att sköta den löpande ekonomiska och tekniska förvaltningen. Det är dock fortsatt styrelsen som bär ansvaret att förvaltningen sker i enlighet med lag, stadgar och avtal samt att de uppfyller de krav som finns för en god förvaltning.
För att åstadkomma ett så bra och effektivt styrelsearbete som möjligt behöver styrelsen organisera sig och dela upp arbetsuppgifterna mellan varandra. Styrelsens ledamöter har i princip lika stort ansvar förutom ordförande som har till uppgift att kalla och leda styrelsemöten samt som huvudregel öppna föreningsstämman. Det är viktigt för en fungerande styrelse att ha regelbundna styrelsemöten för att ha insyn över förvaltningen samt fatta beslut för föreningen. Styrelsemötena ska dokumenteras i ett protokoll som signeras av ordförande tillsammans med minst en styrelseledamot. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Utomstående har inte rätt att ta del av styrelses protokoll, protokollen är enbart för sittande styrelses ögon.
Styrelsens arbete regleras i bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar. Vid sidan av lagstiftning finns kompletterande regler i föreningens stadgar och eventuella trivselregler. Utöver detta berörs en bostadsrättsförening av andra regelverk inom till exempel bokföring, redovisning, beskattning och entreprenadjuridik.
Det finns flera principer som en styrelse behöver beakta i sitt styrelsearbete. Här punktas några av principerna ned:
– Lydnadsplikt
Föreningsstämman är det högsta beslutande organet och styrelsen är skyldiga att följa och verkställa de beslut som stämman beslutat under förutsättning att dessa inte strider mot lag eller stadgar.
– Vårdplikt
Styrelsens ansvar att vårda föreningens fastighet och ekonomi på ett bra sätt. Styrelsen behöver fatta nödvändiga beslut och får inte vara passiv.
– Lojalitetsplikt
Föreningens intresse ska alltid gå före styrelsen eller en styrelseledamots egna intressen.
– Tystnadsplikt
Styrelsen får inte berätta för utomstående vad som diskuteras inom styrelsen.
– Likhetsprincipen
Styrelsen ska behandla alla medlemmar lika och får inte agera på ett sådant sätt att vissa medlemmar får ekonomiska fördelar eller gynnas på ett otillbörligt sätt på övriga medlemmars bekostnad.
– Jäv
En styrelseledamot får inte diskutera eller besluta i frågor som rör den själv eller någon annan som denne har intressegemenskap med, till exempel närstående, om det kan strida mot föreningens intressen.
Vanliga misstag en styrelse gör:
– fattar beslut som borde beslutas på föreningsstämma – och vice versa
– för inte detaljerade protokoll
– brist på kunskap inom styrelsearbetet
Ingen styrelse är den andra lik, och varje år efter föreningsstämma kan styrelsen ändras. Detta betyder att varje styrelse är unik, med olika nivå och bredd av kunskap inom olika områden. Det är därför viktigt att styrelsen förstår i vilka frågor som det kan behövas tas in en extern part för att hjälpa styrelsen. Styrelsen bör därför årligen se över utbildningsbehov för både enskilda ledamöter och styrelsen som helhet.
