En ny styrelse tar plats i styrelserummet. Det innebär bl.a. nya lösenord, olika arbetssätt som kanske krockar, uppdateringar om pågående projekt i föreningen och mycket mer. Vad förväntas av dem och vad förväntar de sig i sina nya roller? Två bra och övergripande tips är att orientera sig om stadgarna för att få en uppfattning om vad styrelsen ansvarar för och en ”överlämningschecklista”.
De ovärderliga tipsen kommer från Linn Gilbertsson, styrelsesupport, på Borätt Forum.
Hon jobbar dagligen med olika föreningars styrelser och ger dem support i varierande frågor från hur gör vi med vattenskadan till hur får vi bort den ”störande medlemmen”.
Ytterligare ett par punkter som den gamla styrelsen bör tänka på innan de stänger dörren
bakom sig är;
• Att rensa mejlkorgen från allt som har
avslutats.
• Tänka på en bra mappstruktur i
mejlkorgen – om den lämnas över till
kommande styrelse.
• Sammanställa och informera den nya
styrelsen om leverantörslistan och om
föreningens pågående projekt.
− Det kan vara av värde att spara mejlkorrespondensen vid exempelvis ett stambyte eller takrenovering, säger Linn, då vet den nya styrelsemedlemmen var föreningen befinner sig i processen. Att överlämna ett etablerat och uppdaterat nätverk underlättar för alla, detta innefattar en leverantörslista med föreningens kontaktpersoner.
När en ny styrelse tillträder eller en ledamot slutar ska det alltid registreras hos Bolagsverket. För den nya styrelsen som väljs på stämman handlar det om nya roller, ny arbetsfördelning och omprioriteringar.
− Ett råd är att den gamla styrelsen berättar för den nya om deras upparbetade rutiner med förvaltaren, hur de gör vid exempelvis överlåtelser och andrahandsuthyrningar.
En annan viktig punkt som Linn återkommer till är lösenord. Lösenord till drop-boxar, nyckelskåp, föreningens dokumentation som är lagrad både fysiskt och/eller digitalt.
− För att lämna över på ett proffsigt sätt se till att de nya lösenorden är på plats, rensa det privata i mejlboxen och gör inte mejladresserna på nya styrelsemedlemmar personliga utan använd i stället ”ordförande”, ”ledamot 1” osv.
Glöm inte att sätta in den nya styrelsen i underhållsplanen, vad som är prioriterat och vad som kanske har skjutits på framtiden och varför.
Vilka är de vanligaste misstagen den nya styrelsen gör?
− De missar att orientera sig i avtalen med underleverantörerna, är avtalen pågående eller har de gått ut? Man kör på i gamla spår och gör inte någon arbetsfördelning, den nya styrelsen tar sig inte tid att definiera och diskutera hur de vill arbeta tillsammans och vad de förväntar sig av varandra, avslutar Linn.
TEXT : Annika Gerendas
