Ny i styrelsen kan innebära nya rutiner, arbetssätt, pågående projekt i föreningen och mycket mer. Agneta Bergström, frilansjournalist, är ny ordförande för andra gången i Brf Tegelstapeln 2 i Bandhagen, söder om Stockholm.
När tillträdde du som ordförande?
– Jag har varit ordförande i föreningen sedan maj i år. Jag har bott här länge och var ordförande första gången för 15 år sedan. Valberedningen misslyckades i sitt arbete, kan man säga. Det fanns ingen som ville bli ordförande den här gången och den tidigare hade flyttat.
Vad förväntar du dig som ”ny ordförande”?
– Jag känner mig fortfarande ny och har inte koll på allt än men jag har inga förväntningar utan snarare farhågor. Jag bävar för att jag kanske får för mycket att göra och att man ska behöva ta hand om obehagliga situationer, till exempel någon som är arg för att han eller hon inte får hyra ut lägenheten i andra hand. Då tvingas jag som ordförande att fronta personen och det tycker jag är jobbigt.
Fick du en bra uppdatering av den tidigare styrelsen?
– Nej, jättedålig, vår ordförande var bra tycker jag men mycket var kvar i hennes huvud vad gäller uppdateringar och avtal med leverantörer, sedan flyttade hon, hann inte med att göra en bra överlämning och det har varit ett stort problem. Lyckligtvis hade vår kassör koll på sitt men i övrigt var det ganska mycket som hon bara visste och hon har varit svår att nå.
– Vi hade en ”första överlämning” då en del av uppgifterna blev överlämnade men långt ifrån alla.
Har det varit några konkreta problem som dykt upp?
– Snarare saker som inte blev av. Vi skulle ha sand till sandlådan på gården men jag vet fortfarande inte vem eller vilket företag som skulle leverera sanden. Vi fick beställa från någon annan. Jag fick inte tillgång till kontaktuppgifter som jag hade behövt. Den gamla
styrelsen hade hand om en påbörjad källarrenovering, det blev fel med upphandlingen med elfirman så källaren blev inte klar. I stället fick vi göra en ny upphandling med en annan elfirma och nu i dagarna blev allt klart.
Hur var det med lösenord? Kom du in i systemen?
– Vi hade inget eget system, det mesta var manuellt men ett ungt, nyinflyttat par gick med i styrelsen och de har styrt upp det digitala så att vi har någonstans att ha gemensamma mappar vad gäller exempelvis möteshandlingar, rutiner och upphandlingar. Nu är allt sorterat och ordnat i systemen och en del finns hos Storholmen också.
– En av de bra saker vår tidigare ordförande gjorde var att byta förvaltare
till Storholmen förvaltning. Hon såg till att rutinerna förbättrades i samband
med bytet.
Orienterade du dig i stadgarna innan du blev ordförande?
– Jag är oftast den som läser i stadgarna för att kolla grejer på årsmötet med mera, jag kan dem inte utantill men jag har lite koll på dem.
Nedan tips kommer från Linn Gilbertsson, styrelsesupport, på Borätt forum. Hon jobbar dagligen med olika föreningars styrelser och ger dem support i olika frågor.
1. Dokumentation ä A och O för ett gott överlämnande. Ibland är tidigare ledamöter ej tillgängliga för överlämning till den nytillträdda styrelsen av olika anledningar. Om den tidigare
styrelsen då arbetat aktivt med tydliga
styrelseprotokoll, dokumenterat och
sparat avtal, förfrågningsunderlag etc. och det finns en tydlig leverantörslista med kontaktpersoner så blir det mycket enklare för den nya styrelsen att ta vid.
2. Många föreningar har svårt att locka nya medlemmar till sina styrelser. Om man som nytillträdd styrelse upplever att det kommer vara svårt på sikt rekommenderar vi att
man tidigt talar med valberedningen kring kommande årsstämma och vilket behov styrelsen ser på sikt. Alla föreningar har inte en valberedning men här kan det underlätta att styrelsen går ut med nyhetsbrev eller håller informationskvällar kring styrelsearbetet så de som har ett intresse kan få en bättre förståelse kring det styrelsen gör. Det är lättare att gå in i en styrelse om man har god kännedom kring vad det innebär och förhoppningsvis
blir det lättare att tillsätta styrelsen framöver.
3. Gå en styrelseutbildning. Detta för att öka styrelsens kunskap kring föreningslivet och vad det innefattar att sitta i en styrelse i en bostadsrättsförening. Det underlättar oerhört
ju fler i styrelsen som aktivt deltar i styrelsearbetet så att det inte blir ordförande, eller ordförande och kassör som drar det tyngre lasset och som måste ”fronta” ut mot föreningens medlemmar. Om man som ledamot utbildats för att veta vad som ingår i
rollen och vad som gäller för en bostadsrättsförening så blir det enklare att möta föreningens medlemmar och känna sig trygg i det arbete styrelsen bedriver.
