Så här dags på året, efter att årsstämmorna är avklarade, byts många styrelser eller delar av styrelsen ut. För att överlämningen ska gå så smidigt och problemfritt som möjligt, finns det en hel del att tänka på och göra.
Självklart är det önskvärt att inte hela styrelsen byts ut, massor av kunskap riskerar försvinna och det blir svårt att upprätthålla kontinuiteten i styrelsearbete. Därför bör man se till att mandatperioderna, i största möjliga mån överlappar varandra. Det är ju viktigt att någon har koll på saker och ting fungerar.
Nya medlemmar måste se till att de är så väl förberedda som möjligt och har koll på grundläggande saker. Vad som står i stadgarna, antal styrelsemedlemmar, hur det fungerar med suppleanter, hur besluts fattas och vad som händer ifall någon kan anses vara jävig i styrelsen med mera.
Hyr föreningen ut lägenheter eller andra lokaler så är det bra om man som ny styrelsemedlem läser in sig på hyreslagen. Dessutom är det viktigt att ha koll på skyddslagstiftning inom till exempel brand och miljö.
– Det är rätt mycket att läsa in sig på och man bör vara medveten om vad man kan få för frågor i styrelsen och vad man har för skyldigheter, säger Emma Beck-Friis, vd på Storholmen Förvaltning.
En tydlig arbetsfördelning
Nu kan ju alla nya medlemmar knappast sätta sig in allt, därför är det ju viktigt att styrelsen ser till att skapa en tydlig arbetsfördelning. Kolla gärna om det finns relevant kunskap och eller intresse bland de nya medlemmarna. Kanske är någon utbildad inom ekonomi/bokföring, någon annan kanske är insatt i IT-frågor, en tredje kanske gillar att jobba med utemiljön. För varje roll bör det finnas en arbetsbeskrivning där det framgår vilket ansvar man har, exempelvis fastighetsansvarig, kassör och IT-ansvarig.
Emma Beck-Friis menar att det kan vara bra att ha någon form av portal där man samlar protokoll, utbildningsmaterial, information och andra dokument. Det skapar ordning och reda och gör att den nya styrelsen enkelt får tillgång till alla dokument.
Många dokument och annat att hålla reda på
Och mängden dokument och handlingar är ofta många. Några exempel är kontaktuppgifter, leverantörslistor, lösenord, adresser till portaler, nycklar, bankuppgifter, budget, fullmakter, garantier, löpande underhåll och underhållsplan. Självklart är det ju viktigt att allt detta ses över och gås igenom inför överlämningen till den nya styrelsen. Inte minst garantier är viktiga att ha koll på inför eventuella kommande garantibesiktningar.
Ett gemensamt möte inför överlämningen
Det är viktigt att ha ett möte tillsammans, nya som gamla styrelsemedlemmar, i den mån det går. Att tillsammans gå igenom alla pågående ärenden, viktiga datum under ett år, mötesrutiner och ge de nya styrelsemedlemmarna möjlighet att ställa frågor.
– Sedan bör man ha ett möte med den som är ansvarig för den roll man ska ta över, säger Emma Beck-Friis.
Har man en förvaltare är det bra att vända sig till dem och fråga vad man behöver ha koll på och vilka deadlines som finns under året. I många fall har du god hjälp av din förvaltare men styrelsen är ytterst ansvarig och behöver ha koll även om de inte är utförarna.
Handlingar som ska finnas tillgängliga för den nya styrelsen
Bland de många dokument som ska finnas tillgängliga för den nya styrelsen finns stadgarna, årsredovisningar, styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, underhållsplan, budget, leverantörslista och kontaktuppgifter. Tänk dock på att alla dokument inte är offentliga, som exempelvis styrelseprotokollen. Den nya styrelsen ska även registreras hos bolagsverket. Något som ska göras så fort det sker en förändring i styrelsen, oavsett när.
Checklista för en bra och smidig överlämning till den nya styrelsen
– Registrera nya styrelsen hos bolagsverket.
– Lämna över eventuella ansvarsområden.
– Gå igenom viktiga datum under ett år.
– Lämna över pågående ärenden.
– Skapa tillgång till handlingar samt bank- och inloggningsuppgifter med mera.
– Lämna över kontaktuppgifter till nödvändiga leverantörer så som förvaltare med flera.
Lycka till med överlämningen!
