Vid en renovering i er bostadsrättsförening är det viktigt att Föreningen och entreprenören redan från början klargör vem som är behörigt ombud för vardera parten och kan fatta bindande beslut för respektive part.
Vi kan ta ett exempel på vad det kan få för konsekvenser om detta inte görs. Föreningens arkitekt går runt i byggnaden och pekar på olika golv och väggar och vill ha finare material och andra snickerier än vad som framgår av parternas kontrakt. Entreprenören påpekar att ”visst, det går bra men det kostar extra”. Arkitekten svarar ”ja men det får kosta huvudsaken är att det blir fint”. Entreprenören utför arbetena och fakturerar Föreningen.
Föreningen slår bakut och anser att detta har Föreningen inte beställt, Föreningen har heller inte kalkylerat med detta och om någon sådan beställning skulle har gjorts har personen i fråga i vart fall inte varit behörig att fatta sådana beslut. Vad gäller, är ÄTA-arbetet beställt?
Enligt 3 kap. 1 § AB 04 och ABT 06 ska varje part utse ombud för entreprenaden. Detta ombud har behörighet att med bindande verkan företräda sin huvudman i frågor som rör
entreprenaden och träffa ekonomiska och andra uppgörelser. Det är alltså viktigt att både entreprenör och beställare har behöriga ombud som kan träffa överenskommelser avseende entreprenaden under entreprenadens gång. Det är även viktigt att varje part vet vem som är behörigt ombud hos motparten. Det är därför denna bestämmelse i 3 kap. 1 § AB 04 finns. Detta ombud ska vara en namngiven och fysisk person. Om en part vill inskränka sitt ombuds behörighet är det även viktigt att underrätta motparten att ombudet till exempel inte längre är behörig att beställa ÄTA-arbeten. Om en sådan underrättelse
inte sker har motparten rätt att lita på att ombudet är behörigt att beställa ÄTA-arbetet.
Entreprenören bör redan i sitt anbud ange vem som är behörigt ombud för denne. Därefter bör entreprenören begära in besked från beställaren vem som är dennes ombud. Startmötet är sedan ett bra tillfälle att klargöra vem utöver ombudet som har behörighet att beställa ÄTA-arbeten, hur ÄTA-arbeten ska beställas osv.
I 3 kap. 2 § AB 04 anförs det att ett startmöte ska hållas innan entreprenaden påbörjas. Vid detta startmöte ska parterna gå igenom kontraktshandlingarna, klargöra frågor om behörighet för andra än ombuden, precisera formerna för informationsutbyte mellan parterna samt behandla övriga frågor av betydelse för parternas samverkan. I andra stycket framgår det att mellan parterna är krav på skriftlighet uppfyllt genom anteckning i
protokoll från startmöte. Det är viktigt för beställaren att klargöra internt vem som har behörighet att till exempel beställa ÄTA-arbetet i syfte att undvika överraskningar likt den i det inledande exemplet. Tänkt alltså på att klargöra behörigt ombud från början. Detta slarvas det tyvärr med och det kan bli kostsamt för både entreprenör och beställare.
