Bostadsrättsföreningen Rickomberga Äng i Uppsala har säkrat sitt IT-stöd. Två IT-kunniga styrelsemedlemmar har varit involverade i att få detta på plats.
Föreningen har fyra hus med 76 lägenheter och omsätter 4,6 miljoner.
– Vi började med basala stödsystem för ekonomi och teknisk förvaltning, där vi har valt en leverantör som kan tillgodose våra digitala och funktionella behov, säger föreningens ordförande Peter Propst.
Alla tjänster som föreningen använder är kompetenta standardsystem som är tillgängliga genomstyrelseportalen. Fördelarna är att användaren inte behöver bry sig om tekniken bakom och att systemen håller en tillräckligt hög funktions- och säkerhetsnivå.
Användarvänligt
– Det är viktigt att systemen är användarvänliga. Det ska vara enkelt att göra ekonomisk uppföljning samt arbeta genom ett elektroniskt fakturaflöde, göra underhållsanalyser och bedöma underhållssituationen i våra byggnader, hantera överlåtelser, lån och medlemsadministration och annat, säger han.
Han berättar att den digitaliserade underhållsplanen, där exempelvis byggdelar, åtgärder, mängder, årtalsangivelser, kostnader läggs in ger bra koll.
Den tekniska förvaltningen är också intressant att digitalisera. Automatisk avläsning av vatten- och energiförbrukning är på gång, och framöver kan husen bli smartare genom att sensorer avläser allt fler mätpunkter och larmar eller automatiskt åtgärdar när fel uppstår.
Styrelsen på Rickomberga Äng har funderat en hel del kring säkerheten i åtkomsten av data.
Portalen är kärnan
Kärnan i systemet är en portal där information om ekonomi, medlemmar och byggnader är tillgänglig. Förr skickade förvaltare rapporter på papper, men numera ligger alla uppgifter i portalen, lätt åtkomliga för analys och uppföljning.
Styrelsemedlemmarna använder Google Drive för att samla och behörighetssätta alla föreningsdokument på ett strukturerat sätt. Dessa dokument kan även lagras direkt i portalen. På det viset ligger ingen känslig information i styrelsemedlemmarnas personliga inkorgar och datorer.
– Det är viktigt för att föreningen inte ska bryta mot GDPR, framhåller Peter Propst, och tillägger att det bara är styrelsen som har access. Så fort styrelsemedlemmar byts ut tas avgåendes behörighet bort.
Stora värden
– Att vara med i en BRF-styrelse är ju som att leda ett fastighetsbolag. Styrelsen ansvarar för stora värden och behöver ha kapacitet att ta hand om ett brett spektrum av frågor, säger han.
Han berättar att föreningen också har en egen hemsida, som innehåller en låst och en öppen del. Den låsta är till för information och dokument som bara boende har rätt att nå, medan den öppna delen är offentlig och bra att ha för många intressenter till föreningen som mäklare, spekulanter och analytiker. Genom hemsidan finns möjlighet att genomföra enkätundersökningar och kommunicera på ett naturligt sätt med boende.
Läs mer om säkerhet i Borätt 5 2021 som landar i brevlådorna i slutet av veckan.
