Bostadsrättsföreningen Rickomberga Äng i Uppsala har kommit en bra bit på sin digitaliseringsresa. Snart är det dags för nästa steg – att kalibrera värmesystemet för att få bort energislöseri.
Föreningen har fyra hus med 76 lägenheter. Husen stod klara 2006. Några IT-kunniga styrelseledamöter började redan från start att digitalisera föreningens verksamhet.
– Vi började med basala stödsystem för ekonomi och teknisk förvaltning, säger föreningens ordförande Peter Propst. Han berättar att ett av de viktigaste besluten föreningen tog från början var att de skulle vara i molnet med alla sina dokument. Inga sådana skulle få finnas i enskilda personers PC, utan de skulle vara tillgängliga för samtliga styrelseledamöter via föreningens fastställda behörighetsstruktur och säkerhetsuppbyggnad. Han betonar att föreningen valde en förvaltare som erbjöd användarvänliga och kompetenta standardsystem, med välutvecklade rutiner och tjänster inom förvaltningsområdet.
– Det ska vara enkelt att hantera elektroniska fakturor, göra en ekonomisk uppföljning och underhållsanalyser, bedöma underhållssituationen i våra byggnader, hantera överlåtelser, lån och medlemsadministration, få hjälp med juridik och annat, säger han. Han berättar att den digitaliserade underhållsplanen, där exempelvis byggdelar, åtgärder, mängder, årtalsangivelser, kostnader läggs in ger bra koll. Simulering av prisförändringar och senareläggning av åtgärder ska kunna göras och man ska också kunna få fram överskådliga grafiska presentationer. Kärnan i systemet är en portal där information om ekonomi, medlemmar och byggnader är tillgänglig.
Tidigare skickade förvaltare rapporter på papper, men nu ligger alla uppgifter i portalen, lätt åtkomliga för analys och uppföljning. Det är bara styrelsens aktuella ledamöter som har tillgång till portalen. Så fort någon byts, tas avgåendes behörighet bort. Nyligen har man skaffat en mer lättanvänd webblösning som gör det ännu enklare att få fram uppgifter. Föreningens hemsida har en intern del för medlemmarna, och en extern del som vänder sig till mäklare, leverantörer och andra intressenter.
Nu har det blivit dags för brf Rickomberga Äng att ta nästa steg – att investera i system som ger bättre koll på energiekonomin och värmedistributionen i husen. Peter Propst förklarar att medlemmarna har olika upplevelser och olika behov, och de agerar på olika sätt för att försöka få till en komfortabel temperatur inne. En del skruvar upp reglagen på radiatorerna maximalt men tycker ändå inte att det är varmt nog. Andra upplever att de har för varmt och öppnar fönstren. Lägenheten där det bor en barnfamilj där man leker och lagar mat blir varmare än lägenheten där det bor en ensamstående person. En hörn- eller taklägenhet är mer utsatt och därför kallare på vintern och varmare på sommaren.
– Allt hänger ihop. De som skruvar upp värmen kan ta värme från lägenheten under och om man vädrar ut värme i en lägenhet blir det obalans i systemet, säger han. Att slösa med värme är dyrt. Se exempelvis till att förråds- och trapphusutrymmen inte har för hög temperatur. Föreningen har under en längre tid tittat på styrsystem som bygger på sensorer i alla lägenheter och utrymmen. Ett sådant system, kopplat till AI, kan se mönster.
– Systemet väger ihop en rad olika komponenter till nyckeltal som ökar förståelsen för vad som händer. Det fina är också att ju fler data som samlas in desto bättre blir systemet på att förstå husets egenskaper. Man behöver ha ett balanserat distributionssystem, som identifierar och föreslår rätt åtgärder. Detta blir särskilt intressant när föreningen under nästa år ska implementera solceller. Elen som produceras faktureras de boende via en IMD-lösning och överskottet kommer att säljas. Föreningen har valt att hyra anläggningen och ta hyran som driftskostnad i stället för att köpa och göra en investering. Säkerheten i fastigheterna ökas också med hjälp av digitala lösningar.
En lågt hängande frukt har varit att byta passagesystemet med fysiska nycklar mot en elektronisk motsvarighet byggd på digitala taggar. En förlorad tag kan lätt avprogrammeras och man kan ge utvalda personkategorier access till utrymmen som tvättstugor och grovsoprum. Utöver detta får man koll på alla in- och utpasseringar, något som ytterligare ökar säkerheten. Det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) vidareutvecklas och underlättas via en digitaliserad lösning. Schemalagda brandskyddskontroller kan läggas upp grafiskt. Digital lathund kommer att finnas tillgänglig, som är lätt att följa.
Mycket arbete hanteras via egenkontroller. Föreningen kommer också att uppgradera sitt befintliga bevakningssystem med nya och förbättrade bevakningskameror.
– De nya kamerorna ger skarpare bilder, men den stora fördelen är att man kan tala om för dem vad de ska reagera på. Bilar och människor som rör sig i området är intressanta, men kameran ska inte reagera på allt som rör sig – när vinden blåser på buskar och träd eller en hare kommer skuttande är det knappast relevant, säger han. Peter Propst menar att teknik som levererar rätt sorts data kopplat till behoven underlättar för fastighetsägarna att ha koll på sin verksamhet. Han är själv mycket kunnig efter ett yrkesliv inom IT-utveckling med inriktning mot ägande och förvaltning av fastigheter. Det är inte så vanligt att styrelser har den typen av kompetens, men i många föreningar finns det medlemmar som skulle kunna bjuda på sin kunskap, utan att för den saken behöva gå in i styrelsen:
– Inventera vilken kompetens som finns bland medlemmarna och bjud in dem att hjälpa till. Det är viktigt med fackkunskap för att rätt kunna bedöma olika lösningar som olika entreprenörer vill sälja, tipsar han.
