För de flesta bostadsrättsföreningar närmar sig årsstämman med stormsteg. Alla vill ha en effektiv och lyckad årsstämma. För att uppnå det finns det viktiga delar att ha koll på och tänka på inför stämman, att skapa en tidslinje med samtliga delar är därför att rekommendera så att ingenting ramlar mellan stolarna. Vi har sammanställt några av våra mest värdefulla tips!

Årsredovisningen
Sätt upp en tydlig plan för arbetet med årsredovisningen så att den blir klar i tid, se till att ekonomisk förvaltare och revisorer är med på banan. Styrelsen behöver även se till att förvaltningsberättelsen som är en del av årsredovisningen blir klar i tid.

Motioner, dagordning & kallelse
Medlemmar som vill lämna motioner ska göra det till styrelsen, när en motion senast ska vara styrelsen tillhanda framgår av föreningens stadgar. Om styrelsen har ärenden för stämman att besluta om, ska styrelsen skriva en proposition. Både motioner och propositioner måste vara färdiga och styrelsen tillhanda i så god tid att de kan tas upp i kallelsen.

I föreningens stadgar framgår det vilka punkter som måste finnas med på stämmans dagordning. På dagordningen ska det tydligt framgå vilka motioner och propositioner som ska behandlas på stämman. För att stämman ska bli så effektiv som möjligt rekommenderar vi att styrelsen skriver sin syn på inkomna motioner samt styrelsens förslag på beslut av motionen.

När kallelsen ska tillställas medlemmarna framgår i lagen om ekonomiska föreningar samt i föreningens stadgar. En kallelse till en ordinarie föreningsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman enligt lag, men det får i stadgarna bestämmas att en kallelse får utfärdas senare men dock senast två veckor före föreningsstämman.

Kallelsen ska innehålla datum, tidpunkt och plats för stämman. Den ska även innehålla dagordningen samt om det finns motioner och propositioner. I vissa stadgar framgår det att även årsredovisningen ska skickas ut tillsammans med kallelsen, medan skrivelser i andra stadgar anger att det räcker med att årsredovisningen finns tillgänglig för medlemmarna en viss tid innan stämman. Det framgår även i föreningens stadgar på vilket sätt kallelsen ska gå ut till medlemmar. Vi rekommenderar att bilägga en fullmakt tillsammans med kallelsen.

För att sammanfatta det så bör kallelsehandlingen innehålla följande för att vara fullständig, kallelse, dagordning, ev propositioner, inkomna motioner tillsammans med styrelsens svar på dessa, fullmakt och årsredovisningens alla delar.

Stämmoordförande och protokollförare
Stämmoordförande har den enskilt viktigaste rollen på stämman och ska se till att stämman genomförs korrekt och effektivt samt att samtliga medlemmar som vill får komma till tals. Här är vårt bästa tips att ta hjälp av en extern stämmoordförande – se till att boka denna i tid! Protokollförarens roll är också viktig och det är viktigt för styrelsen att utse vem som ska agera protokollförare vid stämman i tid.

Lokal
Plasten för vart stämman ska hållas är också en viktig del tidigt i planeringen. Om föreningen inte har någon lämplig lokal i fastigheten behöver styrelsen hyra en. Se till att vara ute i god tid så att ni är säkrade en lokal för stämman.

Röstlängd
På stämman ska en röstlängd upprättas. Därför behöver styrelsen inför stämman utse vem eller vilka som prickar av medlemmarna när de kommer till stämman. För att röstlängden ska bli korrekt är det viktigt för de som prickar av att ha koll på:

*Vilka medlemmar som har rätt att rösta

Till exempel reglerar vissa stadgar att medlemmar som inte betalt årsavgiften inte får rösta.

*Fullmakter

I stadgarna framgår det vem som får inneha fullmakt och hur många fullmakter denne får inneha.

*Närvarorätt

Kommer någon extern till stämman som inte fyller en funktion på stämman så behöver stämman rösta om närvarorätt för denne.

Övrigt inför stämman
Vem ska föredra årsredovisningen på stämman, om föreningen önskar sin ekonomiska förvaltare på plats så behöver denne bokas in i god tid för att säkerställa att denne kan närvara.

Om föreningen har anlitat en extern stämmoordförande rekommenderar vi att ha en avstämning över telefon eller digitalt med denne någon vecka inför stämman. Även de mindre sakerna behöver planeras och förberedas. Till exempel så kan det vara trevligt att stärka gemenskapen i föreningen med fika eller annan lättare förtäring i anslutning till stämman.

På stämmodagen
Se till att vara på plats i lokalen i god tid, ska styrelsen ställa upp stolar? Behövs dator eller ska mikrofon installeras eller fika bullas upp? Ja, säkerställ att lokalen är helt klar ca 30 minuter innan stämman för att inte stressa i sista stund. Om föreningen har anlitat en extern stämmoordförande är det också att rekommendera att denne kommer minst 30 minuter innan stämman så ni hinner stämma av det sista innan stämman ska börja. Det kan till exempel vara hur ni ska gå tillväga vid röstning, om ni ska använda röstkort eller handuppräckning.

På stämman
Stämmoordförande är den som för stämman. Det som står i dagordningen är de frågor som tas upp på stämman, inga andra frågor får tas upp. Övriga frågor hänvisas till efter stämman.

Ni vet väl om att vi agerar stämmoordförande på ett flertal stämmor varje år? Tveka inte att kontakta oss om ni vill boka in en erfaren stämmoordförande till er stämma.

Kontaktuppgifter: juridik@borattforum.se eller 08-520 252 02