Det är en situation som många bostadsrättsföreningar känner igen. När årsstämman är avslutad riktas fokus ofta mot den löpande förvaltningen, samtidigt som beslutade motioner riskerar att glömmas bort. Men när föreningsstämman har fattat ett beslut är det styrelsens ansvar att verkställa det.
Motioner ger medlemmarna möjlighet att påverka
Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ. Det är på stämman som medlemmarna får möjlighet att påverka föreningens utveckling. Motioner ger medlemmarna möjlighet att påverka och fatta beslut i frågor som rör föreningen. En viktig del av detta är möjligheten för medlemmarna att lämna in motioner, det vill säga egna förslag som de vill att stämman ska ta ställning till.
För att en motion ska kunna behandlas på stämman måste den lämnas in inom den tid som anges i föreningens stadgar eller senast det datum som styrelsen har meddelat. Motionerna tas därefter upp i kallelsen till föreningsstämman tillsammans med styrelsens yttrande, varefter medlemmarna fattar beslut om de ska bifallas eller avslås.
Stämmans beslut ska genomföras
När föreningsstämman har fattat beslut om en motion är det styrelsens ansvar att se till att beslutet genomförs. Ett stämmobeslut är inte ett önskemål eller en rekommendation, det är ett beslut som föreningens styrelse som utgångspunkt ska verkställa. Styrelsen kan därför inte själv välja vilka stämmobeslut ska genomföras och inte. Om föreningsstämman, inom ramen för sin beslutanderätt, har fattat ett giltigt beslut är det styrelsens uppgift att verkställa det. Även om styrelsen anser att beslut är olämpligt eller svårt att genomföra är utgångspunkten ändå att det ska följas. Endast om det finns rättsliga hinder, exempelvis att beslutet strider mot lag eller föreningens stadgar, kan situationen bli en annan.
Ett exempel kan vara att en medlem lämnar in en motion om att föreningen ska installera cykelställ utanför port 2 och stämman beslutar att bifalla motionen, är det styrelsen ansvar att se till att cykelställ faktiskt kommer på plats. På samma sätt gäller det om stämman beslutar att styrelsen ska skicka ut ett nyhetsbrev till medlemmarna varje månad. Även ett sådant beslut ska följas upp och genomföras.
Motioner kan handla om både stora och små frågor. Det kan röra sig om praktiska åtgärder i fastigheten, ekonomiska frågor, trivselåtgärder eller förbättrad information till medlemmarna. Oavsett om beslutet gäller en större investering eller en mindre förändring är det själva stämmobeslutet som är avgörande.
Om styrelsen utan godtagbara skäl underlåter att genomföra giltiga stämmobeslut riskerar medlemmarnas beslut att förlora sin betydelse, samtidigt som förtroendet för styrelsens arbete kan minska.
Eftersom föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ är det därför viktigt att beslutade motioner behandlas med samma omsorg som föreningens övriga beslut och åtgärder.
Skapa en tydlig plan för uppföljning
För att minska risken att beslutade motioner faller mellan stolarna bör styrelsen redan vid sitt första konstituerande styrelsemöte efter årsstämman gå igenom vilka beslut som behöver genomföras. Styrelsen bör utse ansvariga personer och ta fram en plan för hur och när de olika åtgärderna ska genomföras.
Det är lämpligt att upprätta en enkel uppföljningslista där styrelsen noterar:
– vilken motion beslutet gäller,
– vad stämman har beslutat,
– vem som ansvarar för genomförandet,
– när åtgärden ska vara genomförd,
– hur och när styrelsen ska följa upp arbetet.
Genom en tydlig ansvarsfördelning och regelbunden uppföljning minskar risken att beslut glöms bort. Samtidigt skapas ett större förtroende hos medlemmarna när de ser att deras beslut tas om hand och leder till konkreta åtgärder.
En strukturerad uppföljning är därför inte bara en fråga om god administration, den är även en viktig förutsättning för att föreningens demokratiska beslut verkställs.
SKRIBENT: Borätt forum Juridik