En förening i harmoni där medlemmarna trivs, delaktigheten är hög och medlemmarna är engagerade och aktiva i såväl det dagliga som de svåra långsiktiga besluten är ju ett mål att drömma om för många styrelser, och känns i det närmaste ouppnåeligt för andra.

Vad är då nyckeln till att närma sig det? vilka faktorer styr om detta blir verklighet och på vilket sätt kan styrelsen ta steg i den riktningen? De frågorna tänkte jag ägna mig åt i årets sista nummer när vinter och julhögtider närmar sig med stora steg. Det finns några viktiga förutsättningar för att ovanstående ”braläge” ska kunna uppstå, och som verkligen ligger på styrelsens bord. Enligt min erfarenhet är dessa tre faktorer de absolut avgörande och som måste vara på plats för att kunna skapa trivsel. Sedan ska det till mycket mer – men om inte dessa tre finns, blir det mycket svårare:

• En långsiktig struktur på styrelsens arbete och långsiktiga planering.
• Ett involverande av medlemmarna med riklig kommunikation.
• En levande och aktiv gränsdragning mellan vad föreningen gör och vad leverantörer gör.

Styrelsens främsta uppgift är ju ekonomisk och teknisk förvaltning av föreningen. Det betyder inte alls att man behöver göra allt detta själv (se nedan under punkt 3), men besluten och planeringen har man trots allt ett ansvar för. Styrelsen bör skapa sig en god bild av nuläget avseende det tekniska statusen på fastigheten samt ekonomin för föreningen – inkluderande investeringsbehov, lånebild och utveckling av månadsavgiften. När det är klart bör energi läggas på att skapa:

a) en bild av ett ”bra-läge” – ett läge kanske 4–5 år framåt, där man beskriver var föreningen ska vara. Beskriv investeringar, utveckling av gemensamma ytor, eventuella kommersiella ytor, hur ekonomin ser ut, hur energikostnader utvecklats med mera. Var fylliga i beskrivningen och ha djupa diskussioner i styrelsen så ni är överens om ”braläget”.

Därefter behöver b) tydliga mål sättas. Mål som är kvantifierbara och mätbara, det vill säga man vet när de är uppnådda.

Den sista fasen c) är att fastställa vilka aktiviteter som behöver genomföras för att uppnå målen – och därmed “braläget”.

Involvera medlemmarna

För att skapa förståelse över styrelsearbetet och styrelsens prioriteringar krävs det att medlemmarna involveras – inte bara informeras. Under den ovan beskrivna processen kan lämpligen medlemmarna bjudas in till informationsmöten där frågor diskuteras. Likaså informationsbrev, enkäter och uppmuntran till förslag från medlemmarna har sin plats i ett kommunikationsflöde. OBS – detta får inte vara ett spel för galleriet. Bjuder man in till dialog måste man vara beredd att lyssna och ta till sig – men gör man det finns grunden för involvering.

En levande och aktiv gränsdragning av vem som gör vad

Styrelsen bör ha en aktiv diskussion om vilka allierade man behöver ha vid sin sida. För att säkerställa rätt detaljnivå behövs rätt kompetens för att kvalitetssäkra underlag, siffror, teknik och så vidare. Involvera de partners som finns – dels är det kostnadfseffektivt och del kommer de ju spela en roll i genomförandet av planer. I första hand finns de man upphandlat för teknisk och ekonomisk förvaltning. Upplever man inte att de är rätt kanske det är tillfälle att åter upphandla dem. De kan sedan i sin tur rekommendera specifika expertresurser för till exmepel nya energisystem med mera.

Det finns mängder av aktiviteter en styrelse kan initiera av ren mervärdeskaraktär som självfallet också kan adresseras och genomföras. Exempel på sådan är: Gemensamt uthyrningsrum, bastu, gym, bilpool, allmän takterass, pool med mera. Det kan säkert skapa en guldkant – men först måste grundstenarna i styrelsearbetet finnas.

TEXT AV: ADRIAN COLLINS