En bekant till mig tillförärades Nobelpriset i nationalekonomi för sin teoriutveckling om hur upphandlingar optimalt bör genomföras.

Paul Milgroms teorier var så övertygande att de faktiskt används i stora offentliga upphandlingar och auktioner över hela världen. De fungerar dock bäst när tjänsten som upphandlas är standardiserad och konkurrensen främst har fokus på priset.

För bostadsrättsföreningar är det mer invecklat. Förväntad kvalitet måste vägas in. Kan leverantörer gå i konkurs innan de är färdiga? Inte minst är det mödosamt att hantera mycket detaljerade förfrågningsunderlag och alltför många anbud.

Det kanske inte förvånar att forskningen knappast kan peka på någon enkel upphandlingsteknik som fungerar bäst. I stället görs upphandlingar ofta baserade på upparbetade relationer och förtroende även när flera offerter har tagits in. Att ta in en byggexpert i processen kan hjälpa.

En insikt från den teoretiska forskningen kan dock vara värt att fundera på. Den som begär ett fast pris av en leverantör riskerar att behöva betala betydligt mer om det finns svårbedömda risker i uppdraget som leverantören måste ta höjd för. Det kan alltså finnas skäl att hitta en riskdelning. Principen bör vara att den part som bäst kan överblicka riskerna eller rentav påverka dem också vinner på att stå för oväntade extrakostnader. Det kan vara klokt att dela upp upphandlingar i en mer standardiserad del på fastpris, och den riskfyllda delen på timpris.

Ännu svårare än hur är det att välja rätt i vad man skall upphandla. Styrelsen skall helst ha tid, engagemang och kunskap att fundera på vad som är värdeskapande. Vilka energiinvesteringar kan öka värdet på sikt? Finns det utrymmen som kan utvecklas? Finns det trivselinvesteringar som höjer värdet på fastigheten snarare än bara upprätthåller skicket?

Även en styrelse med tillräcklig kompetens tvingas brotta med den kortsiktiga ekonomin. Enligt en analys har tre av fyra bostadsrättsföreningar ett för litet sparande, som dessutom sjunkit under senare år. Därför riskerar långsiktigt värdeskapande investeringar att skjutas upp. Många tvingas nöja sig med det nödvändigaste trots att det kostar i längden.

Liknande mekanismer driver upp kostnader för vatten, el och andra samhällstjänster som bostadsrättsföreningar köper. Stora delar av vattenförsörjningen lider till exempel av en betydande underhållsskuld vilket för med sig onödigt höga kostnader för renovering eller skador senare. Under de kommande decennierna behöver också i princip hela elsystemet bytas ut eller renoveras till en kostnad av 600-900 miljarder kronor utöver investeringsbehov för utbyggnad av elproduktionen. För att inte tala om uppskjutet underhåll av spår och transportsystem. Av de väntade kostnaderna kan flera hundra miljarder kronor anses vara onödiga kostnader vållade av felbeslut, icke-ändamålsenlig lagstiftning, byråkrati, och låg innovationstakt.

I boken ”Konsten att tappa bort 4 000 miljarder kronor” visade jag och Dag Detter att en ännu större kostnad än uppskjutet underhåll har vållats av svagt engagemang i förädling av offentliga fastigheter. Visst finns där också goda exempel som Jernhusens utveckling av tågstationer. Men vanligare är bristande intresse för värdeskapande investeringar i vanliga offentliga fastigheter. I stället verkar finnas en fäblesse för gigantiska nybyggda prestigeprojekt som oftast blir mycket dyrare än tänkt.

Hela Sverige har helt enkelt  mycket att vinna på mer värdeskapande upphandlingar.