AnnonsStyrelsesupport

Effektivisera styrelsearbetet

8 jul 2021

Att sitta i styrelsen i en bostadsrättsförening kan vara tidskrävande. De flesta som sitter i styrelsen har både sitt vanliga jobb och liv att tänka på. Barnen ska hämtas på dagis, middagen ska lagas och jobbet drar ut på tiden. Det kan hända att styrelsearbetet kommer i kläm och helt enkelt rinner ut i sanden. 

Det finns några metoder man kan använda sig av för att effektivisera styrelsearbetet. Genom några smarta tips kan styrelsearbetet bli både enklare och roligare, men också ordentligt utfört.

ANVÄND TEKNIKEN. I dag finns det hundratals tekniska lösningar för att effektivisera saker och ting. Många av dem går att applicera på styrelsearbetet. Skapa en chattgrupp för styrelsen, och ta snabbare beslut. Allt behöver inte beslutas på styrelsemötet, genom att kommunicera med hela styrelsen i en chattgrupp kan styrelsen ta beslut löpande, utan att behöva träffas. Använd ”molnet” för dokument, på så sätt får hela styrelsen tillgång till relevanta dokument när det behövs. Använd videosamtal. Tack vare dagens teknik är det faktiskt möjligt att medverka på ett styrelsemöte från andra sidan jorden. Utnyttja det.

STRUKTURERA UPP STYRELSEMÖTENA. Ibland kan styrelsemötena ta för lång tid. Men genom att strukturera upp mötena, att redan innan vara tydlig med varför mötet är nödvändigt och vad som ska avhandlas, effektiviseras mötet. I bästa fall kan man även sätta en tidsgräns för hur lång tid mötet för hålla på. Fika får vänta till efter mötet.

PLANERA STYRELSEMÖTET. Om styrelsen ska ta beslut på mötet är det viktigt att rätt underlag finns tillgängligt på plats. Utse personer redan innan mötet som är ansvariga för att ta fram nödvändig information. Att skjuta något på framtiden på grund av bristande planering är inget att föredra.

ANLITA HJÄLP. När man inte hinner med allt styrelsearbete kan det vara
värt att anlita extern hjälp. Det kan till exempel vara en förvaltare som hjälper till med underhållsplanen eller en entreprenör som tar hand om det där skräpet på gården någon i styrelsen lovat slänga senaste halvåret.

HA ETT BRA STYRELSERUM OCH HÅLL ER TILL SAKFRÅGORNA. Se till att hitta ett styrelserum där ni kan sitta ostört. Om föreningen inte har ett utrymme att tillgå kan det vara värt att hyra en närliggande lokal. Som nämnt ovan är det bra att sätta tidsgränser för styrelsemötet, och för att hålla tiderna är det viktigt att vara saklig. Att sväva iväg och börja prata om annat kommer göra styrelsemötet onödigt långt.

GÖR EN ÅRSPLAN. Genom att upp- rätta en årsplan, där det framgår vilka datum det är möten eller andra styrelserelaterade händelser, kan alla styrelsemedlemmar planera in händelserna i förväg.

GE VARJE STYRELSEMEDLEM ETT UPPDRAG. Att inte känna sig delaktig i styrelsen gör att man inte vill vara där. Om varje styrelsemedlem får ett ansvarsområde, till exempel en viss arbetsroll eller en specifik uppgift, ökar både intresset och effektiviteten i styrelsearbetet.

KUNSKAPSÖVERFÖRING. En okunnig styrelse är ofta en ineffektiv styrelse. Se till att få in rätt kunskap i styrelsen och lär av varandra.

Lämna ett svar

Skriv din kommentar!
Skriv ditt namn här