AnnonsStyrelsesupport

Ordning eller oreda? Så håller ni koll på dokumenten

18 okt 2021

Handen på hjärtat. Hur står det till med hanteringen av alla dokument och korrespondens i er bostadsrättsförening? Ligger allt där det ska, digitalt eller på papper, i ordning och väl skyddat? Många föreningar brottas med detta, ofta av förståeliga skäl. Men det går att bringa ordning i den eventuella oredan, få till bra rutiner och system. Även för den lilla föreningen med begränsade resurser.

– Många föreningar sparar allt, vartenda litet papper, säger Linn Gilbertsson på styrelsesupport Borätt Forum.

Hon berättar att ”rekordet” nog innehas av en förening som sparat i stort sett alla handlingar och dokument sedan tidigt 70-tal. I princip ett helt rum fyllt av papper. Men även i normalfallet finns det ofta stora mängder material samlat. Oftast därför att man inte riktigt vet vad som måste sparas enligt lag, vad som kan vara ”bra att ha” och vad som faktiskt kan kastas.

– Bäst är att ta hjälp av någon som har koll, menar hon, exempelvis förvaltaren, och få till grov sållning i tre högar; Det som måste sparas, det man ska ta en extra titt på och det som kan kastas. Att göra det helt själv kan lätt bli övermäktigt. Ett projekt man tenderar att skjuta på.

Sämre koll innebär ju också risker. Känsliga uppgifter kan läcka ut, nycklar kommer på vift, man riskerar missa en slutbesiktningstid och då inte kunna utnyttja sin garanti, underhållsplanen blir lidande, kvitton kommer bort och så vidare. För att inte tala om allt merarbete ett evigt letande efter dokument innebär.

Men om man nu lyckats få till en rensning, vad ska man då tänka på?  Linn Gilbertsson och hennes medarbetare har några saker de vill lyfta fram. Både för att underlätta det löpande styrelsearbetet och överlämning till nya styrelser.

För det första, menar Veronica Karlén som också arbetar på styrelsesupport, bör man ha en opersonlig styrelsemejl som lätt kan tas över av en ny ordförande. Se till att byta lösenord vid skifte av styrelse eller när någon byts ut. Digitalisera så mycket som möjligt av ert material. Fotografera med mobilen, lägg upp ett mappsystem, namnge filerna så att de är sökbara och lägg helst allt i en molntjänst för bästa skydd. Se också till att arbeta med kontinuiteten, dokumentera hur ni arbetar och vem som har ansvar för vad.

Känns det lite övermäktigt med all digitalisering, förvara de viktigaste dokumenten, exempelvis dina historiska årsredovisningar, befintliga avtal, panter, garantier, köpehandlingar, besiktningsprotokoll och entreprenörshandlingar brandsäkert.

Nyckelkvittenser är också viktiga att använda sig av, en nyckel på vift innebär att lås behöver bytas, menar Ida Sandström på styrelsesupport.

– Ett avslutande grundtips är att sätta rätt ambitionsnivå , säger Linn Gilbertsson. Ta inte på er mer än vad som fungerar på sikt. Prioritera, gör inte allt på en gång, ta in hjälp, det lönar sig ofta, även ekonomiskt.

 

Föregående artikel Fortsatt tryck efter större bostäder
Nästa artikel Kreditgivare intresserade av energislösande föreningar

Lämna ett svar

Skriv din kommentar!
Skriv ditt namn här