Bostadsrättsföreningar är enkla byten för personer och företag med en kriminell agenda. Att bostadsrättsföreningar styrs av lekmän på fritiden, samtidigt som de hanterar stora värden gör dem extra sårbara. Med vaksamhet och god regelefterlevnad blir styrelsens kontroll enklare och föreningens liv tryggare.
1.Ny styrelse
Det är viktigt att den gamla styrelsen lämnar över till den nya snabbt. De som avgår ska inte ha några fullmakter kvar. Var snabb med att registrera de nya ledamöterna hos Bolagsverket och avregistrera de gamla. Det är också klokt att byta styrelseledamöter och ordförande med några års mellanrum så att inte samma personer styr för länge. Det förekommer att styrelser inte agerar för medlemmarnas bästa, utan för att sko sig själva.
Polisanmäl om oegentligheter upptäcks!
-
Underlätta överlämning
Välstrukturerade möten och tydliga digitala protokoll, där det är lätt att söka nyckelord, underlättar överlämningen. Då vet nya styrelsemedlemmar om en fråga har diskuterats i föreningen tidigare.
-
Transparens
Ett tips är att ha en styrelsemejl som alla styrelseledamöter har tillgång till. Dit kan medlemmarna posta alla frågor. Då fastnar ingenting i ordförandens eller någon annan ledamots privata mejlkorg. Alla ledamöter har också koll på vad som rör sig i huset. Byt lösenord varje gång en ledamot byts. Detta hindrar att personuppgifter sprids – minskar risken för brott mot GDPR.
-
Extern revision och förvaltning
Att anlita extern revisor och extern ekonomisk förvaltning minskar risken för ekonomisk misskötsel. Men också externa krafter kan så småningom bli hemmablinda. Det är bra att byta revisor och ekonomisk förvaltning med några års mellanrum. Var noga med att ta bort alla fullmakter för de ledamöter som slutar.
5. Kontrollera själva
Lita inte enbart på externa krafter. Det är viktigt att styrelsen sakgranskar de fakturor som kommer in. Är de ställda till rätt bostadsrättsförening? Har allt som står på fakturan verkligen levererats. Är priset det vi kom överens om? Att bestrida alla fakturor som inte verkar stämma kan spara stora summor.
6. Teknisk underhållsplan
En teknisk underhållsplan bör gärna löpa på 50 år. Den hjälper styrelserna genom åren att veta vad som behöver göras i fastigheten och i vilken ordning. Finns en underhållsplan kan styrelsen också planera ekonomin så att framtida medlemmar inte behöver ta stora kostnader på ett bräde för slitage som uppstått under decennier.
7. Upphandling – släpp inte in oseriösa aktörer
Att handla upp stora renoveringsarbeten som fasadrenovering, tak, stambyten och byte av energisystem kräver specialistkunskaper och ett omfattande nätverk av pålitliga leverantörer. I dag finns en uppsjö av oseriösa företag som ser bostadsrättsföreningar som en lättmanipulerad marknad. Ta referenser från andra föreningar som renoverat. Att anlita en välrenommerad extern projektledare kostar pengar men kan också spara stora summor.
