AnnonsMiele

Dyrt att inte ha full koll på föreningens avtal

7 dec 2023

Under hösten har vi på redaktionen stött på flera fall där bostadsrättsföreningar fått problem på grund av bristande hantering av sina avtal. Avtal har tappats bort, man läser inte ”det finstilta” och missar uppsägningstider. Handen på hjärtat, har er styrelse full koll på alla era avtal, uppsägningstider, innehåll och var avtalen innebär och var de finns?

En förening i  Uppsala sa upp alla sina avtal med sin förvaltare eftersom de var missnöjda. Trodde de i alla fall. Tyvärr hade de missförstått uppsägningsvillkoren och fick en förlängning på sitt avtal för teknisk förvaltning i ytterligare fem år. Med en förvaltare som de är missnöjda med.

Enligt Christopher Larsson på Kundsupport, Storholmen förvaltning, är det inte ovanligt att styrelserna inte läser de avtal de skriver under särskilt noga.

De ser priset och kanske lite kort vad som ingår. De har en uppfattning om innehållet men vet inte vad det faktiskt står där, menar han.

Många läser förstås men det betyder inte alltid att man förstår innehållet, särskilt om det kommer till en tvist eller tolkningsfråga.

─ Vi blir ju ofta ombedda att tolka avtal åt våra kunder. Det är ju lätt att säga att det bara är att läsa avtalet, men ofta krävs det speciell kompetens för att verkligen förstå innehållet.

En förening i södra Sverige som ville säga upp sin förvaltare på grund av att det misskötte sig ganska grovt trodde att detta reglerades i avtalet. Det stod ingenting om detta i avtalet. De blev tvungna att betala för resterande avtalstid.

Ibland är avtalen helt enkelt försvunna. Generationsbyten i styrelsen, användning av egna datorer, pärmar som ingen längre vet var de finns. Brf Stenfalken som vi skrev om i förra numret fick leta länge och väl innan de hittade avtalet med leverantören av fiber, Open Infra. Till slut hittade en styrelsemedlem avtalet på en USB-sticka som låg i en byrålåda. Med avtalet i hand kunde man avfärda alla nya konstiga krav på både föreningen och medlemmarna från Open Infras sida.

─ Allt som rör avtal ska digitaliseras och läggas i molnet menar Christopher Larsson. Både vad gäller lokal- och serviceavtal är den normala uppsägningstiden 9 månader och löptid 3 år.

Sedan ska man ju ha full kontroll på uppsägningstider och möjligheter till omförhandlingar av avtal.

─ Ta gärna hjälp av er ekonomiska förvaltare, säger han. Vi på Storholmen har något vi kallar avtalskalendern där vi lägger in alla våra föreningars avtal och ser till att det går ut automatiska påminnelser i rätt tid. Väljer man att hantera detta själv i styrelsen bör man absolut se till att någon i styrelsen har extra koll på avtalen.

Men det handlar inte bara om att säga upp avtal i rätt tid. Uppsägningar måste också göras på ett korrekt sätt.

─ Något vi ofta ser, och det gäller inte bara uppsägningar, är att bara en styrelsemedlem har skrivit under fast bolagsverket och stadgarna säger att det ska vara två. En sådan signering blir inte giltig. Och det vanligaste i stadgar är att det är två som ska skriva under.

Ett område som kan ställa till det är lokalavtal. Otydliga avtal kan kosta föreningen en hel del om man vill bli av med en aktör som hyr en lokal i föreningen.

Det gäller att tänka till och göra rätt från början, menar Christopher Larsson. En brf kan hyra ut till vem de vill, men att bli av med en hyresgäst kan kosta om det inte finns väldigt tydliga villkor i avtalet. Hyresgästen kan alltid sägas upp och sedan skiljas från lokalen, det är inga problem, men föreningen riskerar en årshyra i skadestånd. För en del i en formellt riktig uppsägning är att man upplyser hyresgästen om att de kan gå till hyresnämnden inom två månader och hänföra tvisten dit. Då är risken stor för en årshyra i ersättning till hyresgästen.

─ Men ett väl reglerat lokalavtal då ska det inte bli problem, menar Christopher Larsson. Om man verkligen tänkt till vid författandet och är väldigt tydligt om ansvarsfördelning, om vem som ansvarar för åtgärder och kostnader för det. En bra variant är ju att hyresgästen ansvarar för alla åtgärder och betalning, men att hyresvärden har rätt att beställa åtgärden om den inte skett och sedan vidarefakturera detta till hyresgästen, t.ex. tekniska myndighetskrav.

Gör man rätt från början, ser till att verkligen förstå vad avtalet innebär, förvarar det i molnet, har rutiner för löp- och uppsägningstider och gör korrekta uppsägningar kan man undvika både onödiga kostnader, tvister och andra problem. Dessutom blir styrelsearbetet lättare, mer effektivt och lönsamt.

 

 

 

 

 

 

Föregående artikel Hindra att obehöriga skriver sig i ditt hem
Nästa artikel Allt värre situation för bostadsbyggandet

Lämna ett svar

Skriv din kommentar!
Skriv ditt namn här