Regeringen fattade i november 2020 beslut om förbud att anordna allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än åtta deltagare. Syftet är att motverka smittspridningen av covid-19. Hur ska då bostadsrättsföreningarna agera under nästa årsstämma?
Text: Maj Staberg
Karolina Sandahl är fastighetsjurist på Fastighetsägarna Service. Under våren 2020 satt hon som stämmoordförande på flera årsstämmor i bostadsrättsföreningar. Det var första gången som digitala stämmor prövades på allvar då det tidigare inte varit tillåtet för bland annat bostadsrättsföreningar, eftersom krav på fysisk inställelse tidigare ställdes. Förra året kom den nya lagen om ekonomiska föreningar och i förarbetena uttalades att genomförande av stämmor med videoteknik inte hindras av lag.
– Vi hade många hybridstämmor våren 2020. Man kan stöta på problem med ljud och bild och det kan vara svårt att hålla i en så kallad trevägskommunikation, att först prata till de närvarande digitalt och sedan till de som närvarade fysiskt. Det var inte helt ovanligt att stämman hölls i en lokal utan uppkoppling och man fick använda mobilens nätverksuppkoppling, men det fungerade i alla fall.
Hybridstämma
En hybridstämma innebär att en del av medlemmarna närvarar fysiskt på plats och en del kopplar upp sig via mobil eller dator och närvarar digitalt. På grund av den snabba smittspridningen i våras av covid-19 beslutade Riksdagen om en ny tillfällig lag för att underlätta för att hålla bolags- och föreningsstämmor. Lagen innebär bland annat att medlemmar kan utöva sin rösträtt via post även om det strider mot stadgarna och att föreningen kan hålla digital stämma helt utan fysiskt deltagande. Den tillfälliga lagen gällde fram till den 31 december 2020 och har nu förlängts till den 31 december 2021.
Den största utmaningen
Den största utmaningen med digitala stämmor i bostadsrättsföreningarna är att medlemmarna behöver ha kompetens för att hantera datorer.
– Den yngre generationen har inga problem med att koppla upp sig digitalt och även många äldre men inte alla.
När Karolina Sandahl höll i årsmöten i våras noterade hon att yngre människor deltog i större omfattning på stämmorna än tidigare år. Det är ett vanligt problem för bostadsrättsföreningar att få de yngre i föreningen att engagera sig.
– I och med att årsmötet är digitalt så behöver man ju inte uppsöka en lokal utan kan sitta hemma, på t-banan eller på jobbet och delta på årsstämman via dator eller mobiltelefon.
Men den tekniska lösningen är inte anpassad för de stora föreningarna då viktiga eller infekterade frågor behöver diskuteras bland medlemmarna.
– Den digitala stämman fungerar bra i de flesta fall. Det uppstår lite hinder när det behövs mer djupgående diskussioner. Deltagarna har inte alltid tålamod att vänta på sin tur. Det blir än viktigare med tydlig information om hur man begär ordet och vilka regler som gäller för stämman.
En möjlighet som gavs
En möjlighet som gavs våren 2020 var att man kan hålla en stämma för de mest nödvändiga besluten såsom godkännande av årsredovisning, och skjuta upp exempelvis val av ny styrelse till nästa år för att minimera antalet beslutspunkter.
– Att skjuta fram stämman så långt som möjligt är att rekommendera, men även att styrelsen ser över eventuella motioner som kommit in. Kan motionerna skjutas fram till nästa årsstämma? Eller ska föreningen hålla en extra föreningsstämma längre fram när vi kan träffas/mötas under mer normala förhållanden? Det är dock viktigt att styrelsen känner sig trygg i ett beslut att skjuta fram en motion, eller kanske till och med tar ett beslut om att det inte är en motion, och därmed behöver ärendet inte behandlas på en stämma. För att få korrekt vägledning och stöd i dessa frågor kan styrelsen behöva ta hjälp av en jurist.
”Det blir nog ett generationsskifte”
Stämman måste även godkänna att stämman kan komma följas och avlyssnas av obehöriga. Hur kommer årsstämmor i framtiden se ut nu när möjligheten att hålla stämman digitalt finns?
– Vi kommer nog se mer av digitala lösningar om/när lagstiftaren tillåter det framgent. Möjligheten till digital inställelse kommer troligtvis attrahera flera att närvara på stämman eftersom man inte behöver bryta upp från vardagsbestyren för att gå till stämman. Det blir nog ett generationsskifte där de äldre gärna inställer sig fysiskt för att passa på att samtala och träffa sina grannar, och de yngre ser att det är smidigare att närvara digitalt då de inte behöver inställa sig fysiskt på viss plats.
Det Karolina Sandahl har hört när hon varit ute och samtalat med styrelser är att många är oroliga för att äldre inte får samma möjlighet som övriga medlemmar att närvara på stämman när den genomförs digitalt.
– Men det går att kombinera digitalt, poströstning och fysisk närvaro. Genom fullmakt har man i alla fall just nu också möjlighet att låta ett ombud företräda flera medlemmar än vad som framgår av stadgarna.
