AnnonsTävling

Så undviker du problem med GDPR vid digitala möten

29 mar 2021

När möten sker digitalt bör man vara försiktig med vad som sägs för att inte byta mot GDPR lagstiftningen. Så vad måste styrelsemedlemmarna tänka på för att vara på den säkra sidan när möten hålls digitalt? 
Enligt Integritetsskyddsmyndigheten så skall den som är personuppgiftsansvariga ”skydda personuppgifterna, till exempel så att inte obehöriga ska få tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs”. I och med att vardagen har blivit alltmer digital och att styrelsemöten nu får ske via datorn blir det viktigt att tänka på vad man säger under mötet. När mötena sker digitalt finns risken att oinbjudna gäster tar sig in i mötet. Då kan obehöriga personer komma över personuppgifter och information som inte får komma ut. Så vad behöver styrelsen tänka på om de ska hålla styrelsemötet digitalt?
Borätt Forums expert Ida Sandström delar med sig av sina bästa tips för att inte bryta mot GDPR lagstiftningen.

Dela inte skärm och visa personuppgifter

– Skicka agendan med personuppgifter till betrodda deltagare innan mötet så kan man ha ”kodnamn” på de man ska prata om. Till exempel, nu pratar vi om person A i lägenhet 2.

Informera om att samtalet inte ska spelas in och dela inte dokument i mötet.

– Gör detta för att försäkra att personuppgifter och liknande inte lagras någon annanstans. Skydda informationen så gott det går.

Förenkla och skala ned
  • Gör samtalet mer professionellt.
  • Håll er till dagordningen.
  • Prata om medlemmarna/hyresgäster på ett sätt som gör att det inte går att härleda till vem det är. Håll er till kodnamnen!
Ha alltid ett syfte till varför någonting sparas eller för att dela med sig av uppgifter.
Använd styrelse-mejl istället för privat

– Om styrelsemedlemmarna använder sig av sin privata mejl och sedan lämnar styrelsen tappar man kontrollen över de personuppgifter som finns lagrade där. Därför ska alla styrelsemedlemmar ha en inloggning som sedan lämnas över till ordföranden när hen lämnar styrelsen.
Hur gör er styrelse vid digitala möten? Klicka in här och berätta.

1 Kommentar

Lämna ett svar

Skriv din kommentar!
Skriv ditt namn här